Суть менеджмента — в распределении ограниченных ресурсов

Интервью

Дэвид Аллен:

«Суть менеджмента — в распределении ограниченных ресурсов»

Дэвид Аллен, человек, создавший эффективную систему организации работы и личной жизни Getting Things Done (GTD®) и названный журналом Forbes одним из лучших в мире тренеров для топ-менеджеров, во время своего краткого визита в Москву дал эксклюзивное интервью журналу Business Excellence.

— Экономическая ситуация в России в настоящее время достаточно сложна. Одни эксперты называют это кризисом, другие, напротив, говорят, что таковы новые экономические реалии и по-другому уже никогда не будет. Как бизнесу приспособиться к новым условиям? Как найти ответ на новые вызовы, такие как спад экономики, ужесточение борьбы за потребителей, необходимость оперативно реагировать на изменение конъюнктуры рынков и т.д.?

— Насколько я могу судить по своему несколько ограниченному знанию истории, подёмы всегда чередуются со спадами. Открывающиеся возможности подчас сложно заметить, находясь «внутри» текущей ситуации, однако в США большинство самых крупных состояний были сделаны именно во время депрессии. В хорошие времена вовсе не обязательно быть таким уж дальновидным, а вот в трудные годы нужно суметь «поймать волну», т.е. разглядеть интересные возможности и перспективы, и главное — правильно ими воспользоваться.

Людям приходится находить новые способы — просто потому, что старые больше не работают. И зачастую именно тогда появляются инновации, новые технологии. Лично я не знаю, как долго продлятся эти циклы, но вижу, что интерес к методике GTD® — в том смысле, что компании изыскивают ресурсы повышения производительности — безусловно, вырос. Когда рынок схлопывается и вы уже не зарабатываете столько, сколько раньше, но по-прежнему хотите расти, приходится становиться умнее. Сейчас, возможно, трудные времена, но это ещё и период, когда производительность и ум окупаются.

— Наш журнал много писал о GTD® как эффективной системе организации работы и личной жизни, и нашим читателям уже хорошо знакома ваша методология приведения дел в порядок. Теперь расскажите о том, какую бизнес-стратегию вы используете.

— Прежде всего, вынужден признать, что название моей книги — «Как привести дела в порядок» — не совсем корректно: создаётся впечатление, что я каким-то образом выступаю за то, чтобы работать больше и дольше, чтобы больше успевать. На самом деле задача заключается не столько в том, чтобы разобраться с делами, сколько в том, как это сделать правильно — принять верное решение, что именно выполнять в каждый конкретный момент времени, и уменьшить тревогу и стресс по поводу того, что вы чего-то не успели. Секрет системы GTD® заключается не в том, чтобы завершить абсолютно все дела, а чтобы «полностью присутствовать», «быть здесь и сейчас» в каждый момент времени в наиболее продуктивном своём состоянии, чтобы держать свои обязательства под контролем.

Наша глобальная миссия — распространить эту методологию по всем континентам, донести её суть буквально до всех людей, которым она необходима. Мне понадобилось 25 лет, чтобы осознать уникальность поставленной задачи, а попытка понять, как это сделать и как затем помочь людям на практике реализовать полученные знания и навыки, наверное, заняла бы весь остаток жизни. Поэтому до сих пор приходится учиться.

Что касается бизнес-стратегии, то было выявлено, что преимущество нашей компании — это разъяснение методологии GTD® и сертифицирование мастер-тренеров. А если взять маркетинг и продажи, то есть те, кому работа по этим направлениям удаётся гораздо лучше, чем нам. Поэтому нашей стратегией стал поиск по-настоящему хороших партнёров, которые возьмут на себя эту задачу, а также будут заниматься поддержкой сообщества практики — лучших тренеров по всему миру. Коллеги из сообществ GTD® в разных странах постоянно обмениваются знаниями и опытом. Почти каждый день я получаю письма по самым разным вопросам, например, интересные сведения об особенностях внедрения методологии, о её эффективности или различного рода исследования.

Такова наша стратегия — быть маленьким гигантом: маленькой компанией, которая оказывает огромное влияние на партнёров и, если угодно, в определённом смысле является знаменосцем.

— Что касается менеджмента вашей организации, как известно, вы используете управленческую систему холократии. Объясните нашим читателям, почему вы её применяете и что вам это даёт?

— Я, в общем-то, не слишком хороший генеральный директор. Мне неинтересно управлять людьми, и я не очень хорошо это делаю. Поэтому мне было любопытно, существует ли некий способ самоуправления в организации, чтобы руководящие функции не возлагались на одного человека. Именно тогда я открыл для себя модель холократии, т.е. системы управления организацией или, скорее, социальной технологии, при которой полностью отсутствует управленческая иерархия, а полномочия и ответственность за принятие решений распределяются среди всех структурных подразделений и команд. Это, пожалуй, передовой фронт целого движения самоорганизующихся моделей, возникающих сейчас по всему миру. В соответствии с данной стратегией компания расставляет приоритеты на основании выбранной эволюционирующей цели, не ориентируясь на эго или интересы одного конкретного человека.

— В связи с принятием в конце прошлого года обновлённой версии стандарта ISO 9001:2015 на систему менеджмента качества большое внимание стало уделяться риск-ориентированному менеджменту. Расскажите, как вы выявляете риски для своего бизнеса и как учитываете их при формировании собственной стратегии?

— У любого бизнеса всегда есть глобальные риски, связанные с экономикой, рынком, конкурентами… Мы никогда особенно не рассматривали риск конкуренции, потому что концепция Getting Things Done достаточно уникальна. Риск, скорее, заключается в том, что в мире недостаточно широко известно, что это такое и какова истинная ценность данной системы. Как говорится, главная проблема в том, что мы решаем проблемы, о наличии которых у себя большинство людей даже не подозревает. Так что риск — это просто недостаток информации, не позволяющий пробудить достаточный интерес к тому, что мы предлагаем. Но так было всегда.

Мы не используем какие-то особенные управленческие практики, кроме тех, что призваны нивелировать риск, которому все подвергаются постоянно, а именно — риск не принять вовремя правильные решения о распределении ограниченных ресурсов. На мой взгляд, именно это и является сутью менеджмента — распределение ограниченных ресурсов. Так что мы не уделяем риску особого внимания, кроме оценки своих возможностей и способности оптимально их использовать.

— Могли бы вы, опираясь на свой огромный опыт работы коуча, выделить типичные ошибки, которые допускают ваши клиенты при построении своего бизнеса?

— К сожалению, да. Подавляющее большинство не в состоянии сконцентрироваться на основных приоритетах и с лёгкостью отвлекается на вещи, которые ограничивают способность ясно понимать, что же нужно делать в тот или иной момент времени. Такая трудность существует всегда, потому что многие компании страдают от обилия возможностей. Вокруг столько направлений деятельности и способов развивать бизнес, а у клиентов нет ясного представления о том, как прийти к желаемой цели, или не всегда получается сохранять приверженность выбранному направлению и не отвлекаться… Это распространённая ошибка, которую я часто наблюдаю.

Мы учим, что самое продуктивное ментальное состояние наступает только тогда, когда ваше сознание свободно, когда вас не отвлекает от того, что вы делаете, беспокойство о прочих незавершённых делах. В боевых искусствах есть понятие «сознание как вода», означающее его абсолютную гибкость и адаптивность к ситуации. Система GTD® даёт больше контроля, фокусировки и свободного пространства, чтобы сосредоточиться на том, что действительно важно в вашей жизни.

Один из базовых принципов основан на том, что если вы держите все свои обязательства только в памяти, то не сможете уделять каждому из них должного внимания. К сожалению, большинство людей пользуются своим сознанием как отделением скорой помощи, и обращают внимание на самые кричащие проблемы, а не на выработанную продуманную стратегию.

Поэтому очень важно выносить информацию на так называемый внешний носитель, ведь с каждым годом наша жизнь всё больше усложняется, возникает всё больше разных дел и обязательств. Значительно повысился уровень стресса, временами нам буквально некогда передохнуть. Мир изменился до неузнаваемости, но совершенно не меняется подход к тому, как фокусироваться на проблемах и как завершать начатые дела.

Чтобы у вас зародилась какая-либо инновационная идея, вашему мозгу нужно больше не времени, а свободного пространства. Для этого надо не отвлекаться на незавершённые дела, мысли о которых буквально столпились в вашем сознании. И если вы освободите свою ментальную территорию, то у вас появится больше места для творчества, или для принятия более взвешенных решений, или для того, чтобы более полноценно общаться с близкими, целиком уделяя им своё внимание и не думая в это время о работе.

Если тайм-менеджмент учит управлению временем, то подавляющему большинству людей нужно в первую очередь научиться управлять собой, чтобы продуктивно взаимодействовать с собственным внутренним миром.

— Есть ли, на ваш взгляд, какие-либо принципиальные региональные различия в методах ведения бизнеса, в построении отношений с клиентами и партнёрами?

— С моей точки зрения, та работа, для которой компании меня приглашают, достаточно универсальна, а различий столько же, сколько людей. Пожалуй, между двумя сотрудниками в одной организации больше различий, чем между людьми из разных стран. Это в большей степени связано с личностью каждого конкретного человека — отличия ментальные, а не культурные.

Методология GTD® на сегодняшний день распространена более чем в ста странах мира. С одинаковым успехом она внедряется в Таиланде, Японии, Бразилии, Европе и т.д. Это говорит о том, что базовые принципы, лежащие в основе когнитивных функций мозга (в частности, то, как мы обрабатываем информацию), одинаковы вне зависимости от национальной принадлежности.

Различия кроются в понимании значимости данной системы, в потребности её использовать. Поэтому мы ничего не меняем в самой методологии, но адаптируем способы донесения информации. Думаю, нам приходится прикладывать несколько больше усилий на пространстве СНГ для, скажем так, своеобразной миссионерской функции объяснения важности этого метода, нежели, например, в Европе или в США, где люди уже давно им пользуются. Например, средний американец никогда не приступит к выполнению задачи, пока правильно не организует своё рабочее место и сам процесс работы. Поскольку понимает, что от правильной организации будет зависеть как эффективность выполнения поставленной задачи, так и её результат.

— Можете ли вы вспомнить какой-нибудь случай с партнёрами из других стран, который вас удивил или позабавил? Связанный с тем, как люди в разных государствах ведут бизнес, строят отношения?

— У меня было не так уж много опыта партнёрских отношений с людьми из других стран, кроме представителей нашей компании и журналистов. Всех, с кем приходилось сотрудничать, привлекала именно идея GTD®, так что это было общим позитивным знаменателем. Хорошие люди, которым небезразлична наша деятельность, — это замечательно. Пожалуй, самым большим сюрпризом оказалось то, насколько эта методология универсальна, и насколько разного социального уровня людей она интересует. Я бы сказал, что все они — мои лучшие друзья, те, с кем мне нравится общаться.

— По всему миру сегодня развивается система дистанционного образования. Как вы к этому относитесь? Насколько такие программы эффективны? Вообще, насколько эффективно дистанционное ведение бизнеса?

— Всё-таки дистанционное образование лучше, чем никакое. Думаю, данный вопрос остаётся открытым: это пока ещё новая область, и она постоянно совершенствуется. Дистанционное образование бывает синхронное и асинхронное, это важное различие. Можно заниматься в режиме реального времени, на вебинарах, или же учебная информация встроена в программы, которыми люди пользуются, когда им удобно. Это очень интересно, и поэтому существует уже целый ряд успешных моделей.

Что касается дистанционной работы, то здесь, на мой взгляд, самое важное — нанимать людей, которые в принципе способны её выполнять. Если человек не привык к подобному формату деятельности, в первую очередь — к самоуправлению и самоорганизации, то он не сможет эффективно выполнять свои задачи. Если же работнику подходит такая форма занятости — замечательно. Особенно это касается молодых специалистов, которые любят всё делать в комфортное для себя время, но при этом трудятся очень продуктивно. Например, они могут в десять утра заниматься йогой, а в полночь отвечать на письма — им так удобнее.

Мир, безусловно, движется именно в этом направлении. Вы значительно повышаете свою конкурентоспособность на глобальном уровне, если можете брать на работу людей из разных стран. Сама идея самоуправления и оптимизации способности сохранять ясность мысли и концентрацию внимания, в какой бы обстановке вы ни находились, значительно упрощает жизнь. Я, например, работаю виртуально и управляю своим бизнесом и жизнью почти исключительно через электронную почту с 1983 года, т.е. уже 34 года.

Однако дистанционный формат создаёт и сложности, вынуждая человека трудиться в круглосуточном режиме и всегда быть «в доступе». Различия между пребыванием на работе и дома стираются. И если вы стремитесь сбалансировать разные аспекты жизни, то придётся научиться управлять собой по-настоящему эффективно. Даже когда люди начнут массово высаживаться на другие планеты, им всё равно потребуются чистое сознание и ясный ум, чтобы правильно организовать обработку поступающей информации. Меняются только инструменты. Если 15 лет назад не было смартфонов, то сейчас, благодаря мобильной связи, иногда гораздо эффективнее работать удалённо.

— По версии Forbes, вы входите в топ-5 тренеров топ-менеджеров США. Могли бы вы на основе своего опыта вывести некую универсальную формулу успеха в жизни и работе?

— Я считаю, что ясность намерений, чёткое выполнение своей работы, контроль за происходящим и оперативное реагирование — вот фундамент, на котором базируется доверие. Вы доверяете себе, и вам будут доверять люди, с которыми вы сотрудничаете. Соблюдение всех этих факторов характерно для самых успешных людей, которых я знаю.

И наоборот:

· если вы мой начальник или партнёр, а мне неясны ваши намерения — я вам не доверяю;

· если вы не контролируете происходящее — я вам не доверяю;

· если вы не можете выполнять свою работу — я вам не доверяю;

· и даже если вы имеете ясное представление, что нужно делать, делаете это и контролируете происходящее, но не отвечаете на мои письма — идите к чёрту! Я вам не доверяю.

Таким образом, своевременное реагирование, умение выполнять взятые на себя обязательства, способность контролировать происходящее и сохранять ясное видение целей и задач — всё это качества самых успешных из известных мне людей.

— Что для вас означает понятие Business Excellence?

— Думаю, что я только что дал ответ на этот вопрос. Тем не менее, если суммировать все вышесказанное, то очевидно, что деловое совершенство означает достижение желаемых результатов. В этом, по сути, заключается смысл понятия «производительность», которая, в свою очередь, зависит от направленности того или иного бизнеса. А успех самого бизнеса — это достижение того, ради чего он и был создан, реализация его предназначения и основных целей.

ВРЕЗЫ

Даже если вы имеете ясное представление, что делать, и делаете это, контролируете происходящее, но не отвечаете на мои письма — идите к чёрту! Я вам не доверяю

Самоуправление и оптимизация способности сохранять ясность мысли и концентрацию внимания, в какой бы обстановке вы ни находились, значительно упрощает жизнь

Беседовала Татьяна Киселева,

главный редактор журнала Business Excellence

---

448

Поделиться: