Производственный инструктаж Универсальный инструмент для адаптации новых сотрудников

В ритме современной жизни у компаний неизбежно возникает необходимость найма, подготовки и адаптации персонала. У консультантов, в свою очередь, масса предложений: лидерство, командообразование, мотивация сотрудников, эффективный наем и другие тренинги. Мы часто видим «мотивированных» сотрудников, работающих «в команде», которые управляются «настоящим лидером». Правда, компании всё равно испытывают проблемы: у кого-то высокая себестоимость, где-то хромает качество, кому-то не хватает времени на реализацию обязательств.
В цикле наших предыдущих статей  мы говорили об особенностях оптимизации процессов оперативной деятельности, но не о самом сотруднике, выполняющем операции. Настала его очередь.

В ритме современной жизни у компаний неизбежно возникает необходимость найма, подготовки и адаптации персонала. У консультантов, в свою очередь, масса предложений: лидерство, командообразование, мотивация сотрудников, эффективный наем и другие тренинги. Мы часто видим «мотивированных» сотрудников, работающих «в команде», которые управляются «настоящим лидером». Правда, компании всё равно испытывают проблемы: у кого-то высокая себестоимость, где-то хромает качество, кому-то не хватает времени на реализацию обязательств.

В цикле наших предыдущих статей мы говорили об особенностях оптимизации процессов оперативной деятельности, но не о самом сотруднике, выполняющем операции. Настала его очередь.

Кто тут самый главный?

По нашему мнению, одним из основных принципов мотивации является понимание работником того, что ему нужно делать и как. На первый взгляд это кажется банальным. Однако каков бы ни был уровень материальной заинтересованности, какими бы сильными ни были лидер и команда, если сотрудник не знает, что и как ему делать, работу он не выполнит.

Тут можно возразить, что «ведь он учился в специализированном заведении». Да, учился. Возможно, даже очень хорошо. Но любой работник, придя в вашу производственную систему, неизбежно сталкивается с необходимостью игры именно по вашим правилам. Вам нужна адаптация сотрудника, быстрый выход его производственных возможностей на высокий уровень. Например, любая сборная команда по хоккею состоит из высококлассных игроков, но только лишь собрав профессионалов, блестящих результатов добиться сложно.

Новый сотрудник просто начинает работать, как умеет. В лучшем случае он выходит на пик своих возможностей через несколько недель (а иногда и месяцев). А порой не выходит. Может уволиться, а может начать прозябать, ругая компанию.

Как успешные организации справляются с этой проблемой? С чего начать?

В одном из проектов мы столкнулись с задачей компенсации сильно выраженной сезонности. Держать штат на все случаи жизни накладно, а привлекать высококвалифицированный персонал в сезон дорого или чаще просто невозможно — люди уже заняты на других объектах. Значит, приходится брать тех, кто остался, но при этом и работу выполнять удовлетворительно.

Мы обратились к опыту компаний, которые успешно адаптируют неумелых сотрудников, причем быстро, например, «Макдоналдс». Более того, оказалось, что «Тойота» в пик повышения спроса тоже увеличивает численность персонала на 50–300%!

Чтобы ввести новых работников в курс дела, нужен производственный инструктаж. Звучит достаточно просто. Многие проводят что-то похожее в своих организациях.

В своей деятельности мы используем инструктаж на базе методики, применяемой компанией «Тойота». У этого способа есть существенные отличия от классического понимания производственного инструктажа на российских предприятиях.

Жизнь по инструкции

Ядро производственного инструктажа — декомпозиция рабочих операций и выделение ключевых аспектов, выполнение которых критически важно для качества работы. Как стандартизировать операцию и что такое ключевые аспекты, подробно описано в статье «12 шагов стандартизации операций» (№№7, 9/2017).

Но наличие инструкции еще не гарантирует, что сотрудники будут ее исполнять. В одной организации все инструкции вообще хранились в сейфе под замком, и у персонала просто не было к ним доступа. Задача же компании — добиться, чтобы 100% работников освоили операцию или процесс на 100%!

Таким образом, просто инструкция, даже хорошо написанная, никогда не сможет заменить производственный инструктаж.

Выбор учителя

Нужен тренер, который умеет обучать и сам хорошо знает свое дело. Едва ли это должен быть самый быстрый работник. В бережливом производстве требуются не стахановские методы, приводящие к самым страшным потерям — перепроизводству, а определенный темп работ. Кроме того, если человек, от природы склонный к быстродействию, начнет обучать других, какова вероятность, что он передаст им это качество? Практически нулевая.

Другое дело инструкции — нормы, установленные в них, могут быть высоки, но достижимы. Вот эти нормы, если они получены на основании расчетов и практических наблюдений (а не на основе экспертных оценок), и должен выполнять при надлежащем обучении практически любой работник. Поэтому хорошим тренером станет не чемпион, а, скорее, самый терпеливый сотрудник, умеющий ладить с людьми.

Пример из строительной отрасли: интеллигентный бригадир, который отлично знает технологию, умеет разговаривать с заказчиками и проверяющими службами, оказался бессилен перед рабочими, которые только что приехали из далеких деревень или из других стран. Красиво изъясняясь, он не смог найти с ними общий язык.

Кстати, на время инструктажа тренера следует официально освободить от других обязанностей. Он не должен никуда спешить, его никто не должен не отвлекать. Поверьте, затраченное время окупится. Но и совсем освобождать тренера от работы нельзя — заболеет звездной болезнью и не уследит за изменениями в процессах.

4 этапа быстрой адаптации

Производственный инструктаж должен отличаться от подхода «взял и объяснил». Нужно четко донести до работника тонкости и процедуры рабочего процесса, указать на ключевые аспекты операции. А главное — убедиться, что тот понял, чего от него хотят.

На первый взгляд, процедура инструктажа кажется емкой и длительной. На самом деле даже сложные операции осваиваются за 30–40 мин. Например, на строительной площадке первичный ежедневный инструктаж занимает 5–15 мин., но позволяет загрузить сотрудников работой на весь день. Благодаря этим смехотворным временным затратам эффективность работы коллектива повышается до шести раз, а также появляется возможность привлекать низкоквалифицированный персонал.

Этапность соблюдается для любого вида деятельности — хоть на стройке, хоть в бухгалтерии.

Этап 1

Подготовка ученика

Большинство людей не любит процесс обучения, поскольку он связан с оценками, а это зачастую некомфортно. Тренер должен найти общий язык с учеником (вспомните про бригадира-интеллигента), обязательно указать, что инструктаж облегчит его работу и убережет от возможных ошибок. Нужно узнать, какой опыт подобной работы у человека уже есть.

Этап 2

Ознакомление с операцией

Первым приступает к работе сам тренер. Он должен показать, что нужно сделать и как, а также обратить внимание на ключевые особенности. Даже если работа тяжелая физически, тренер — первый. На этом этапе, который подробно описан в табл. 1, нельзя торопиться и давать сразу много операций для освоения.

Таблица 1. Ознакомление с операцией

Этап 3

Пробное выполнение работы

Ученик начинает работу только под присмотром наставника. Тренер сразу исправляет все ошибки и заставляет ученика проговаривать (если это возможно) все этапы и ключевые особенности выполняемых операций.

Этот этап заканчивается только тогда, когда учитель убедился в том, что ученик может делать работу самостоятельно. Обычно требуется всего четыре–пять повторений, даже для сложных операций.

Этап 4

Проверка и окончательная отработка навыков

Тренер должен периодически следить за своим учеником. Если тот справляется, то можно уменьшать объем контроля. Постепенно ученик начнет осваивать всё новые и новые операции.

Например, молодой сотрудник в строительной сфере с помощью подобного инструктажа стал квалифицированным монтажником за две недели. По сути, он каждый день осваивал какой-то новый тип работы. При обычном обучении по известному принципу «я показал, что и как, а теперь принимайся за дело» монтажником можно стать через полгода-год. Разница отображена в графиках (рис. 1).

Люди — главный актив бизнеса

Производственный инструктаж — универсальный инструмент. Он годится не только для промышленности или отдельно взятой отрасли. Нет, он работает в строительстве, машиностроении, деревообработке, продажах, бухгалтерии, рекламе и других областях деятельности.

Нас часто спрашивают: неужели можно повысить производительность персонала в несколько раз? Можно. Например, в строительстве такой подход позволяет сократить количество рабочих в четыре раза!

Многие опытные сотрудники начинают иначе относиться к своим обязанностям и пробуют себя в качестве тренеров. В одной строительной компании из пяти бригадиров трое стали вполне успешными наставниками.

Задача руководителей и владельцев достаточно проста — оказать поддержку своим тренерам, поддержать их инициативу, и они смогут существенно улучшить адаптацию новых сотрудников в компании.

Рисунок 1. Производственный инструктаж и обычное обучение

01.11.2017

---

448

Поделиться: