Аутсорсинг систем менеджмента — это зло?

Аутсорсинг разрушает вашу систему управления и обходится компании очень дорого — как вам такое неожиданное заявление от компании, которая уже 14 лет занимается внедрением систем менеджмента и их поддержанием? Какой же вариант выбрать работодателю — нанимать сотрудника в штат? А это действительно выгоднее и надежнее? Давайте рассмотрим три составляющие: стоимость и эффективность работы специалиста по системе менеджмента, а также (в комплексе) стоимость и эффективность найма персонала.

Стоимость

Начнем с денег. Согласно данным сайтов по поиску и найму персонала, зарплата специалистов по системе менеджмента (людей, способных видеть бизнес-­процессы и их взаимосвязи) колеблется от 80 тыс. до 160 тыс. руб. до вычета подоходного налога (на руки — от 67 тыс. до 140 тыс. руб.). Возьмем за отправную точку 120 тыс. руб. и сделаем расчет, во сколько обходится компании такой специалист (рис. 1). Кстати, вы можете подставить свои цифры.

Рисунок 1. Затраты компании на оплату труда и организацию рабочего процесса специалиста по системе менеджмента

Если системой менеджмента занимаются несколько человек, умножьте полученную сумму на количество сотрудников. При этом на работника не должно быть возложено никаких других обязанностей, кроме системных, куда входят:

• мониторинг показателей деятельности системы;
• внутренние аудиты и сопровождение внешних (потребителей, сертификационных);
• подготовка отчетности, в том числе для анализа высшим руководством;
• отслеживание корректирующих действий, оценка/переоценка рисков, мониторинг выполнения целей и мероприятий по ним;
• актуализация/корректировка документации системы.

Посмотрим, сколько дней в месяц такой сотрудник реально тратит на работу с системой менеджмента:

• в году 248 рабочих дней;
• из них, как правило, 28 календарных дней отпуска (20 рабочих);
• согласно исследованиям ВОЗ, из них 14 рабочих дней — больничные;
• командировки (для холдинговых структур) — в среднем 24 дня в год.

Таким образом, возможное рабочее время составляет (248 – 20 – 14 – 24) : 12 = 16 рабочих дней в месяц.

Из них мы вычтем два дня в месяц на поддержание/повышение квалификации (само­образование, прохождение ­тренингов и т. п.) и два дня в месяц — на внутренние нужды компании (оформление отчетности, в том числе командировочных, авансовых, оперативные совещания и т. п.). Остается 16 – 2 – 2 = 12 рабочих дней в месяц.

HR-менеджеры спросят: действительно эта деятельность требует столько времени — 12 дней в месяц, 144 дня в год? На взгляд работодателя, это много, поэтому помимо системных задач сотрудникам зачастую вменяют и другие функциональные обязанности (на наш взгляд, это ошибка).

Возникают естественные вопросы:

• необходим ли компании системщик на полную ставку?
• какими дополнительными обязанностями его загрузить (желательно смежными)?
• может, обязанности системщика вменить другому специалисту?

Надо сказать, что третий вариант — самый плохой из возможных, но здесь вопрос уже переходит из финансовой сферы в область достаточной компетенции, а также приоритетов и KPI сотрудника.

Теперь рассмотрим два разных варианта: система поддерживается и развивается своими силами или она передана на аутсорсинг. Любой из них имеет свои плюсы и минусы (табл. 1).

Таблица демонстрирует, что выгода — в синергии, в совместной деятельности штатного сотрудника и аутсорсера.

Таблица 1. Специалист по системе менеджмента на аутсорсинге и в штате компании: плюсы и минусы

Эффективность

Аутсорсинг повышает эффективность компании, если используется для решения следующих задач:

Анализ или экспертиза анализа причин несоответствий или происшествий, корректирующих действий. Сторонние сотрудники не боятся наказаний, они более независимы, обладают профессиональными методиками и компетентностью в анализе коренных причин.

Тренинги по системе менедж­мента, привязанные к требованиям внутренней документации. Консультанты умеют рассказывать просто о сложном, обладают опытом коучей и к тому же знают множество примеров из других областей.

Помощь в сборе данных и проведении анализа высшим руководством. Консультант проработает удобный формат анализа и принятия решений, а также периодичность анализа, формат группировки данных (единый отчет или серия взаимоувязанных отчетов). Внешний эксперт экономит свое время и время руководства и не будет раздувать отчет, чтобы показать свою значимость.

Актуализация документов. Деятельность в компании постоянно меняется, поскольку постоянно меняются вызовы и риски, документацию необходимо дорабатывать и актуализировать. Работа консультанта — координировать, организовывать данную деятельность и принимать в ней непосредственное участие. Отдельно следует назвать актуализацию документов по рискам.

При этом внутренние специалисты по системам менеджмента качества, экологии, охране труда и здоровья, энергоменеджменту, пищевой безопасности и др. играют важнейшую связующую роль между компетенциями компании и аутсорсеров, берут на себя часть администрирующей функции при взаимодействии с аутсорсинговой компанией, а также контролируют качество выполнения задач.

Перечень работ, обычно передаваемых сторонним исполнителям, и перечисленные ­выгоды показывают, что аутсорсинг достаточно эффективен, особенно частичный.

Стоимость найма персонала

Стоимость найма одного сотрудника зависит от множества факторов, таких как тип вакансии, уровень квалификации, регион, индустрия и используемые каналы поиска. В общих чертах стоимость найма можно разделить на несколько основных компонентов:

• Время HR-менеджеров или рекрутеров, потраченное на поиск, интервью и оценку кандидатов.
• Рекламные расходы — стоимость публикации вакансий на сайтах.
• Затраты на оценочные тесты и проверки — психологические тесты, профессиональные экзамены, а также проверки рекомендаций или безопасности.
• Расходы на оборудование и обучение нового сотрудника:
  – настройка рабочего места, компьютера, доступов и лицензий;
  – стоимость обучения и адаптации (особенно если требуется обучение специфическим навыкам).
• Затраты на отбор и адаптацию:
  – если новый сотрудник не подходит и приходится начинать процесс заново, это увеличивает расходы;
  – время, потраченное на адаптацию нового сотрудника, также важно учитывать как временные потери для бизнеса.

Согласно усредненным показателям из открытых источников:

• стоимость рекламы вакансий и оценки — 10 тыс. руб.;
• время HR — около 40 ч. работы, при зарплате 60 тыс. руб. это составляет 15 тыс. руб.;
• затраты на собеседования и проверку рекомендаций — 5 тыс. руб.;
• оборудование и обучение — 20 тыс. руб. (для офисных работников).

Итоговые затраты на наем сотрудника могут составить от 50 тыс. до 100 тыс. руб. и более, а в случае привлечения агентства — вырасти до 250 тыс. руб. с учетом комиссии (от 15 до 25% годового оклада).

Если учитывать, что специалист может уволиться после испытательного срока, стоимость найма возрастает. Это включает повторные затраты на рекрутинг, тестирование, интервью, а также потерю времени, которое компания тратит на адаптацию сотрудника, не приносящего ожидаемой пользы.

Общие затраты при увольнении после испытательного срока:

• первоначальные затраты на наем — 120 тыс. руб.;
• зарплата за испытательный срок — 160–240 тыс. руб.;
• повторный процесс найма — 120 тыс. руб.;
• повторное обучение и адаптация — 30 тыс. руб.;
• дополнительные потери времени HR и руководителей — 20 тыс. руб.

Итоговые затраты могут составить от 450 тыс. руб. на одного специалиста.

Как снизить риски при подборе персонала? Способов много, и один из них — аутсорсинг.

Резюмируем

Аутсорсинг — это работающая модель, к которой стоит присмотреться с калькулятором в руках и оценить все аспекты. Используя частичный аутсорсинг, вы получите дополнительные выгоды:

1. Снижение затрат:

• при аутсорсинге вы платите только за конкретную услугу или выполненный проект, а не за полный пакет зарплат, отпусков, страховых выплат и др., что снижает постоянные расходы;
• нет затрат на обучение и адаптацию — аутсорсинговые компании предоставляют уже квалифицированных специалистов, что исключает необходимость обучения сотрудников.

2. Гибкость и масштаби­руемость:

• гибкость в расширении или сокращении объема работ — в случае роста потребностей компании можно легко увеличить объем аутсорсинга, не переживая о найме или увольнении сотрудников;
• ускоренный запуск проектов — вы можете быстро начать новый проект, не затрачивая время на подбор, наем и адаптацию новых сотрудников.

3. Доступ к узкоспециализированным знаниям и навыкам:

• высокая квалификация специалистов — аутсорсинговые компании часто специализируются в узких областях, и их сотрудники имеют большой опыт и экспертизу в своей сфере, что может быть сложно и дорого развить внутри компании;
• использование передовых технологий — аутсорсинговые фирмы могут применять современные инструменты и методологии, что позволяет вам получать передовые решения без необходимости инвестировать в эти технологии самим.

4. Снижение управленческой нагрузки:

• уменьшение административных задач. Поскольку аутсорсинговая компания управляет своим персоналом самостоятельно, это снижает нагрузку на HR и административные ресурсы внутри компании;
• минимизация юридических рисков — аутсорсинг снижает риски, связанные с трудовыми отношениями, такими как юридические вопросы, увольнения и конфликты.

5. Фокус на ключевых задачах бизнеса.

Передача второстепенных или вспомогательных функций на аутсорсинг позволяет вам и вашему персоналу сосредоточиться на стратегически важных задачах, таких как развитие продукта или работа с клиентами.

6. Меньший риск при текучести кадров.

Поскольку ответственность за управление кадрами ложится на аутсорсинговую компанию, вы не сталкиваетесь с проблемами, связанными с увольнениями, длительными больничными, и другими кад­ровыми трудностями.

Каждая компания решает сама, насколько ей подходит аутсорсинг, — это всего лишь вопрос расчетов. Если вы понимаете, что для вас он выгоден, смело используйте этот вариант. Я считаю, что свою задачу выполнил: вы задумались. В дополнение могу отметить, что сейчас на рынке труда найти компетентного специалиста с системным мышлением и опытом результативной работы крайне трудно, а вырастить на предприятии — дорого.

01.02.2025

---

448

Поделиться: