Целесообразно ли создавать отдел внутренней экспертизы проектов в проектной организации?

На качество проектной (рабочей) документации и, как следствие, на безопасность объектов строительства оказывает негативное влияние конфликт интересов, который существует в проектных организациях между исполнителями и проверяющими проектные решения. Это приводит к тому, что в ущерб качеству решаются вопросы сроков выпуска проектной документации. Предложения статьи об организации подразделения внутренней экспертизы проектов аправлены на решение этой проблемы. 

Уважаемые коллегии! Приглашаем Вас к дискуссии по актуальным проблемам менеджмента качества. Будем рады, если Вы поделитесь своим опытом с другими читателями нашего журнала!

В статье рассматриваются проектные организации численностью 60—100 человек. Однако проблема актуальна как для значительно больших, так и для малых организаций, состоящих из 5—10 человек.
Для начала зададимся вопросом, необходима ли в принципе проверка проектных решений. Исторически сложилось так, что проектное решение вначале принимается в процессе выбора из альтернатив (управление альтернативной информацией осуществляет подразделение по научно-технической информации; имеется в виду управление знаниями в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001—2015 [1]. Следующий шаг — подтверждение соответствия: контроль, оценка, проверка, анализ, валидация и согласование принятых решений. Затем проектная (рабочая) документация (ПД/РД) передается заказчику, и проектная организация (ПО) получает заработанные деньги.
Обращаем внимание, что заказчика не интересует, проводилась проверка или нет. Он платит за конечный результат, в цену которого затраты на проверку не входят. ПО эти затраты вынуждена относить на свою себестоимость с соответствующим уменьшением прибыли. Поэтому грамотный менеджмент стремится уменьшить затраты на проверку, естественно, без риска снижения качества ПД/РД. Принимая соответствующие решения в этом направлении, руководство ПО осуществляет ряд принципов:

• персональную ответственность за качество проверки ПД/РД должен нести проверяющий;
• исполнитель и проверяющий не должны подчиняться общему непосредственному руководителю;
• проверка ПД/РД должна проводиться один раз;
• квалификация проверяющего не должна быть выше квалификации исполнителя ПД/РД;
• трудозатраты на проверку качества ПД/РД должны постепенно уменьшаться.

На практике в ряде ПО с целью уменьшения затрат некоторые проектные решения выпускаются вообще без проверки, т. е. за их качество несет ответственность сам исполнитель, а не проверяющий.
Итак, ответ на вопрос: проверка проектных решений необходима, однако ее объем целесообразно постепенно снижать.
Проблемным можно считать также вопрос о персональной ответственности проверяющих за качество ПД/РД. Ее индикатором, на наш взгляд, является подпись на ПД/РД, несущая четкую информацию:

• кому принадлежит подпись, с указанием фамилии и должности работника;
• за что конкретно в содержании данной ПД/РД несет ответственность работник, поставивший подпись;
• перед кем работник, поставивший подпись, несет персональную ответс­твенность;
• в течение какого времени продолжается эта ответственность и когда заканчивается.

В соответствии с федеральным законодательством [2], за качество ПД/РД перед главным инженером проектов должен нести персональную ответственность проверяющий.
Почему недопустимо, чтобы исполнители и проверяющие подчинялись одному и тому же непосредственному руководителю, например руководителю производственного отдела (мастерской)? Ответ на этот вопрос был получен еще в середине прошлого века, когда на промышленных предприятиях были образованы самостоятельные отделы технического контроля (ОТК), руководители которых подчинялись директору или главному инженеру предприятия. Если исполнитель и проверяющий подчиняются одному непосредственному руководителю, то всегда в ущерб качеству будет отдаваться предпочтение срокам. Например, в проектировании за низкое качество ПД/РД спросят не скоро, а за срыв срока — немедленно и «по полной программе».
Отдельно необходимо остановиться на требовании, чтобы квалификация проверяющего не была выше квалификации исполнителя. Это объясняется тем, что в проектировании принятие и проверка ПД/РД — одинаковые по содержанию работы. Привлекать для проверки более высокооплачиваемого и, соответственно, более квалифицированного сотрудника экономически невыгодно.
Правильные организационные решения руководства ПО по затронутой выше проблеме призваны не только оптимизировать затраты на проверки ПД/РД. Они должны привести к снижению количества ошибок (несоответствий) на всех этапах функционирования
ПД/РД, в том числе при контроле качества ПД/РД: в ходе ее подготовки подразделениями ПО и привлеченными организациями по субподрядным договорам, в органах экспертизы, при принятии ПД/РД заказчиком, при строительстве, при вводе объекта в эксплуатацию, при исполнении ПО гарантийных обязательств.
Представляется целесообразным создать в ПО отдел внутренней экспертизы проектов (ОВЭП) и придать решению этой проблемы статус организационного проекта «Управление контролем качества проектной документации».
Заказчиком проекта, как правило, является первый руководитель ПО. Он определяет цели проекта, назначает куратора, руководителя проекта, состав команды, выбирает консультанта при необходимости, утверждает план работ по проекту и его результаты.
Куратор обеспечивает реализацию проекта необходимыми ресурсами, согласовывает показатели и отдельные результаты проекта с его руководителем, периодически информирует заказчика проекта о ходе его реализации.
Руководитель проекта в случае, если приглашен консультант, контролирует выполнение им условий соответствующего договора, утверждает план работ по проекту, организует взаимодействие участников проекта, принимает решения по результатам контроля работы администратора проекта, принимает результаты проекта и подготавливает их для утверждения заказчиком проекта.
Администратор проекта контролирует сроки исполнения работ по проекту; поддерживает коммуникации проекта, включая организацию консультаций, совещаний, рабочих встреч по текущим вопросам; оформляет и сдает материалы завершенного проекта в управленческий архив ПО.
ОВЭП комплектуется из состава главных специалистов производственных отделов. Трудозатраты на принятие и проверку проектных решений соотносятся как 70 к 30%. Именно эти 30% трудозатрат изымаются из производственных подразделений для осуществления деятельности в ОВЭП.
На следующем этапе необходимо разработать и утвердить план (программу) работы по проекту. В нем необходимо описать основные положения и ограничения по проекту, процесс контроля качества ПД/РД, а также состав проектных решений (планового уровня качества) по всем разделам ПД/РД, уровни принятия проектных решений, сроки подготовки положения об ОВЭП и должностных инструкций начальника отдела и главных специалистов. Важным моментом в плане является разработка регламента подписей на ПД/РД, который гарантирует персональную ответственность за качество принимаемых и проверяемых проектных решений. Естественно, что нужно запланировать корректировку существующих организационно-управленческих документов, которые связаны с работой производственных подразделений и технического архива ПО.
После утверждения плана работы по проекту необходимо подготовить комплект документов планового уровня качества по каждому разделу ПД/РД. Этим вопросом занимаются главные специалисты технического отдела, но если такое подразделение в ПО отсутствует, то эту работу могут выполнить главные специалисты соответствующих производственных отделов. В плановый уровень качества входят: перечень нормативных документов, используемых при проектировании; перечень исходных данных и технических условий, используемых при проектировании; перечень индивидуальных (эффективных) проектных решений, рекомендуемых для повторного применения; эталон по составу, содержанию и оформлению соответствующего раздела проектной документации; рекомендуемые программы для выполнения расчетов; рекомендации, что можно сделать лучше, чем заказчик ожидает; проектные решения, требующие валидации; наполнение уровней проектных решений.
Проектные решения по каждому разделу ПД/РД и всему проекту принимаются на пяти уровнях (пример для конструкторского раздела ПД/РД):

1. уровень проекта — технико-экономические показатели по проекту;
2. уровень раздела проекта — конструктивная схема здания;
3. уровень компонентов — ограждающие конструкции, перекрытие, лестничная клетка;
4. уровень элементов — балка, колонна, фундамент;
5. уровень узлов, деталей — арматурная сетка, сварной шов, узел отпирания балки.

Далее должна быть разработана и утверждена процедура контроля качества ПД/РД, в которой устанавливаются статус ПД/РД по отношению к контролю, последовательность действий и распределение ответственности, границы деятельности по контролю качества, в том числе какие проектные решения проверяются в производственных подразделениях и в ОВЭП. На первом этапе реализации проекта рекомендуется проверять в производственных подразделениях проектные решения пятого и четвертого уровней, а в ОВЭП — второго и третьего уровней соответственно.
На заключительном этапе подготовки к внедрению проекта рекомендуется разработать и утвердить положение об ОВЭП и должностные инструкции начальника и главного специалиста отдела.
Успешность внедрения проекта будет проверяться на плановых и внеплановых внутренних аудитах системы менеджмента качества по ГОСТ Р ИСО 9001—2015.

Резюме

Создание отдела внутренней экспертизы проектов предполагается без увеличения численности проектной организации, т. е. за счет оптимизации организационной структуры. Этой работе рекомендуется придать статус «Проект — контроль качества — 2019», продолжительность которой составит три-четыре месяца.

01.10.2018

---

448

Поделиться: