Архив номеров

Вопросы архивирования документации в рамках жизненного цикла продукции (рекомендации тома VDA 1)

Российские предприятия при всех сложностях со­временной обстановки все чаще выходят на международный рынок. Интернационализация бизнеса позволяет получить большие возможности, но в той же степени она влечет за собой высокие риски, включая юридические. Наряду с высокими требованиями потребителей необходимо учитывать различные законы и специальные нормативы на разных рынках сбыта, включая те из них, которые относятся к документированию и хранению свидетельств соответствия продукции.



Свидетельства соответствия продукции помогают предприятиям доказать свою невиновность в случаях предъявления к ним судебных исков, связанных с безопасностью и качеством продукции, т. е. при действии презумпции виновности ответчика-производителя, включая поставщиков и посредников (например, см п. 2 ст. 401, п. 2 ст. 1064 ГК РФ и § 823 BGB1). К этому добавляются общие проблемы информационного общества, в частности активный контроль и управление экспоненциально растущей массой данных на предприятии.

В связи с этим требования к документированию информации в соответствии со стандартом ISO 9001:2015 изменяются во многих отраслях, например в автомобильной промышленности [1]. Документирование должно учитывать не только требования к продукту, процесс его разработки, обеспечение степени зрелости [2] и уровень функционирования продукта. Кроме того, необходим учет производственных и других процессов, влияющих на качество продукции, а также систем информационных технологий. В организациях, соблюдающих требования к архивированию свидетельств соответствия, на современном техническом уровне должны быть урегулированы способы хранения документированной информации, начиная с ее создания и заканчивая полным ее уничтожением. Каждая компания должна определить общие правила, регулирующие основную работу с информацией и документацией, в частности их классификацию. Это обычно называется политикой хранения документов. Создание таких правил является обязательным условием управления информацией и документацией, которое должно охватывать весь ее жизненный цикл.

Для решения задачи архивирования целесообразно не изобретать велосипеды, а прежде всего обратиться к международному опыту, который закреплен в том числе в стандарте немецкой автомобильной промышленности VDA 1 «Документированная информация и хранение. Руководящие указания по управлению и хранению документации в рамках жизненного цикла продукции, в особенности ее классификации, на примерах». Данный том действует с 1973 г. и адресован, как следует из номера, теме номер один для стандартизации методов менеджмента качества немецкого автопрома — обеспечению юридической безо­пасности предприятия.

В первом издании VDA 1 определяющим элементом была законодательная обязанность хранения документов, которая получила краткое обозначение D — «Обязательное документирование» в течение не менее 15 лет с момента прекращения действия документа или момента создания записи. Второе издание в основном было посвящено причине хранения документов, ведению отчетной документации. Имело обозначение A — «Обязательное документирование с особым архивным хранением». Третье издание фокусировалось на обязательствах по документированию и соответствующем архивировании документов, связанных со специальными характеристиками продукта и процесса, т. е. характеристиками, влияющими на безопасность продукции и выполнение законодательных требований к ней. Указания третьего издания по видам, местам и средствам архивного хранения, а также решениям по электронной обработке данных не изменились и являются до сих пор актуальными, определяя современный уровень техники в этом вопросе. Целью четвертого издания, вышедшего в декабре 2018 г., является ограничение объема архивного хранения самым необходимым для исполнения требований закона. В действующем издании даются рекомендации по действиям в отношении информации и документации и их классификации в рамках жизненного цикла продукта, от фазы приобретения до разработки продукта, от его производства и испытаний у потребителя до снабжения запасными частями и утилизации отходов. Появление нового издания связано со значительными изменениями в автомобильной промышленности. Продукция автомобильной промышленности стремительно совершенствуется и становится все сложнее в течение всего лишь нескольких лет, в первую очередь благодаря электрификации и компьютеризации. Объем документации, соответственно, также растет при неизменно действующих высоких стандартах качества.

VDA 1 содержит рекомендации по управлению, проверке и корректировке, хранению и уничтожению информации и документации. Его применение является добровольным, но если в договоре, например в прилагаемом соглашении по обеспечению качества, потребитель установил на него ссылку, то он становится обязательным для выполнения поставщиком. Такой подход значительно способствует приведению доказательств соответствия в цепи поставок в кратчайшие сроки для выполнения требований судебных инстанций.

В стандарте VDA 1 приводится ряд важных терминов с определениями по теме документирования и архивирования. В рамках жизненного цикла продукта рекомендуется структурировать документированную информацию в системе классификации (таблица).

Класс: разработка продукта

Обозначение класса

Документация по серийному/конечному продукту, включая одобрение
Описание Все одобрения и другая обязательная для хранения документация для разработки серийного или конечного продукта. Документируется информация о продуктах, компонентах и свойствах компонентов, функции серийного/конечного продукта
Срок хранения 30 лет с момента события
Событие День создания

Примеры

    • отчеты об одобрении образцов, подтверждения/сертификаты разрешения от поставщиков;
    • одобрение разработки, сертификат безопасности, отчеты об испытаниях, касающиеся одобрения, проектные чертежи, последние спецификации и каталоги обязательств;
    • техническое описание продукта, гарантийная документация

Указания

Также в качестве переходных мер регулирования стандарт указывает на обязательное проектирование будущих систем информационных технологий организации так, чтобы они поддерживали используемую систему классификации.

Дополнением к тому VDA 1 могут быть специфические требования потребителей по обращению с документацией. Стандарт является ссылочной базой для многих других стандартов немецкой автомобильной промышленности, например стандарта по одобрению потребителем продуктов и технологических процессов поставщика (VDA 2) или стандарта по процессу идентификации специальных характеристик продукта и технологического процесса, интересных в других отраслях промышленности.

Несмотря на то что стандарт VDA 1 является решением автомобильной промышленности, затрагиваемые в нем аспекты представляют собой предмет нарастающей важности для предприятий других отраслей экономики России, выпускающих товары конечного потребления на известных и новых для них рынках. Мы надеемся, что своевременная и правильная реализация его рекомендаций на практике принесет заметный эффект в части снижения рисков преследования по законодательству в области качества и безопасности продукции, соответствующих затрат и ущерба для имиджа компаний.

Резюме

Для обеспечения юридической безопасности предприятия необходимо поддерживать свидетельства соответствия продукции законодательным требованиям длительное время в неповрежденном виде и с быстрым доступом. Это требует особых подходов к тщательности документирования свидетельств и их архивирования. Том VDA 1 немецкой автомобильной промышленности предлагает рекомендации по реализации требований законодательства и стандартов на системы менеджмента качества, которые можно использовать и в других отраслях экономики.


«Методы менеджмента качества» Март 2019

Авторы: А. Амяльев

Полная версия статьи доступна подписчикам электронного журнала.

01.03.2019

448
Поделиться:

Подписка

Полная версия статьи доступна подписчикам электронного журнала "Методы менеджмента качества" >>>

Подписаться


Открытые статьи:

Бережливость по-русски
Враг рабочего человека, или отец научного менеджмента
Эйнштейн в решении проблем
Культурная трансформация: оценка и совершенствование культуры
Стандарт AS 9100
Джозеф Джуран — архитектор качества. Трудный путь становления высококвалифицированного инженера в области управления качеством
Арманд Фейгенбаум — создатель TQM
Что мы оставим для других?
Двенадцать титанических подвигов «бережливого» лидера
Принципы построения и развития систем менеджмента качества строительных организаций в России