Архив номеров

13 основных шагов внутреннего аудита

1. Инициирование аудита

Вначале аудитор должен связаться с владельцем процесса, чтобы получить подтверждение выполнимости аудита. Следует убедиться, что вам готовы предоставить необходимые свидетельства, чем пытаться застать людей врасплох.

2. Обзор документов

Предварительное рассмотрение документов позволит составить представление об объеме аудита — например, займет ли он целый день или час. Эти знания критически важны для следующего шага.

3. Разработка плана аудита

Определите объект аудита (что именно будет проверяться), аудиторов (кто будет его проводить), сроки (когда это произойдет) и состав аудируемых сотрудников (кого именно будут проверять). На этом шаге необходимо решить, как будет распределен объем аудита между аудиторами (если их более одного), а также сколько времени будет посвящено каждому из проверяемых процессов.

4. Распределение работы между аудиторами

Это позволит не только упорядочить процесс аудита, но и сократить время, когда аудит препятствует важным производственным процессам. Возможно, более целесообразно задействовать трех аудиторов в течение одного дня, а не одного из них в течение трех дней.

5. Подготовка рабочих документов

В них должно быть указано, что именно аудитор намерен проверить, какие вопросы задать и какого рода свидетельства получить. Все это должно быть основано на документации СМК и требованиях стандарта ISO 9001.

6. Определение последовательности аудита

Она должна быть максимально полной и подробной — начиная с открывающего собрания до получения выводов аудита. Во многих случаях аудит следует начинать с анализа результатов предыдущих аудитов и выполненных корректирующих действий. Это дает полезную информацию о ранее выявленных несоответствиях.

7. Проведение открывающего собрания

На нем должно быть еще раз объяснено, что цель аудита — проверка соответствия, а не выявление ошибок проверяемых сотрудников. Собрание также позволяет всем участникам понять объем и границы аудиторской проверки.

8. Рассмотрение документов и общение

Не только документы, но и любая иная информация, представленная проверяемыми, должна быть проанализирована аудиторами. Примером может служить пробное усовершенствование процесса, которое еще не документировано. Коммуникация между аудиторами и проверяемыми должна поддерживаться на протяжении всего аудита.

9. Проведение аудита

Аудитор задает вопросы, собирает записи и наблюдения, свидетельствующие, соответствуют ли процессы требованиям СМК. Важно помнить, что аудитор должен проверить, соответствует ли процесс установленным требованиям, а не целенаправленно выискивать несоответствия.

10. Обобщение результатов аудита

Если в ходе проверки были выявлены несоответствия, то по каждому из них должны быть подготовлены предложения о корректирующих действиях. Не менее важно выделить лучшие практики, открывающие новые возможности для улучшения процессов.

11. Представление результатов и выводов

Как правило, оно происходит в ходе заключительного собрания, чтобы владелец ­аудируемого процесса имел возможность понять выводы аудитора и задать вопросы.

12. Официальная рассылка отчета

Окончательные выводы оформляются и распространяются в аудиторском отчете. Он дает возможность всем заинтересованным сторонам определить требуемые действия, а также обеспечивает запись о проведении аудита.

13. Сопровождение последующих/ корректирующих действий

Возможно, это самая важная часть аудита. Следует удостовериться, что предприняты все необходимые корректирующие действия. В противном случае при следующей проверке будут обнаружены те же несоответствия, а следовательно, цели аудита не были достигнуты.

«Методы менеджмента качества» Январь 2020

Рубрика: Практический опыт
01.01.2020

448
Поделиться:

Подписка