О формулировании несоответствий в ходе аудита систем менеджмента. Часть 1

Анализируя аудиторскую практику на протяжении многих лет, автор нередко сталкивается с некоторыми типичными ошибками, допускаемыми при формулировании несоответствий. Цель данной публикации — разъяснить на конкретных примерах методическую необоснованность такого рода формулировок. Автор надеется, что, с одной стороны, это поможет аудиторам методически более строго подходить к вынесению несоответствий, не допуская подобных ошибок. С другой стороны, это позволит организациям в полном объеме получать ожидаемую ценность от проводимых аудитов. В первой части речь пойдет о необоснованных несоответствиях, которые в силу разных причин в принципе не могут быть признаны таковыми.

Введение

При документировании результатов аудитов систем менеджмента нередко возникают проблемные ситуации, связанные с фиксацией выявленных несоответствий. Их сложность определена необходимостью того, чтобы сформулированные несоответствия обеспечили однозначное и обоснованное восприятие любым читающим их лицом, прежде всего представителями аудитируемой организации:

• объективной сути описанных в несоответ­ствиях событий или фактов, выявленных в ходе аудита;
• их прямой связи с соответствующими требованиями применяемого для сертификации стандарта на систему менеджмента;
• аргументов, подтверждающих невыполнение этих требований.

Подробные рекомендации в отношении того, как этого достичь, содержатся в «Руководстве по документированию несоответствий» [1], где, в том числе, заявлено¹:

Формулировке несоответствия следует:
• быть понятной без пояснений и относиться к вопросам, связанным с системой;
• быть однозначной, лингвистически правильной и, по возможности, краткой;
• не быть новой формулировкой свидетельства аудита и не использоваться вместо свидетельства аудита.

Как показывает анализ практики, в большин­стве случаев при фиксации выявленных несоответ­ствий команде аудиторов удается с честью справиться с данной задачей, что, в свою очередь, позволяет аудитируемой организации правильно определить как меры по исправлению/устранению выявленных несоответствий, так и разработать результативные корректирующие действия, позволяющие исключить их повторное возникновение.

Вместе с тем, уже многие годы анализируя ­аудиторскую практику, автор нередко встречается с формулировками несоответствий, не отвечающими этим простым и логично выстроенным правилам. Проведенный автором анализ показал, что типичные ошибки, допускаемые при формулировании несоответствий, можно разделить на пять характерных групп.

1. Необоснованные несоответствия, не имеющие достаточных оснований для признания их таковыми.
2. Несоответствия, являющиеся обоснованными, но ошибочно отнесенные не к тем требованиям.
3. Несоответствия, отнесенные не к тому стандарту или не ко всем затронутым стандартам.
4. Несоответствия, по своей сути являющиеся критическими, но не объявленные таковыми.
5. Несоответствия, квалифицированные в качестве критических без достаточных на то оснований.

Группа 1. Необоснованные несоответствия

К этой группе относятся несоответствия, не имеющие под собой достаточных оснований для признания их несоответствиями В ПРИНЦИПЕ.

Главным аргументом относительно отсутствия их обоснованности является само понятие несоответствия, которое, например, в ISO 9000:2015 [2, п. 3.6.9] определено как не­выполнение требования. Поэтому, если команда аудиторов не указала, ЧТО именно нарушено, несоответствие быть признано таковым не может. И тем не менее, вопреки этому правилу, ТАКИЕ несоответствия все-таки фиксируются. Ниже приводятся конкретные примеры методически ошибочных несоответствий вместе с авторским вердиктом об их необоснованности.

Также автор хотел бы обратить внимание на следующее важное обстоятельство: некоторые несоответствия являются необоснованными ИЗНАЧАЛЬНО, фактически В ПРИНЦИПЕ — по самой их направленности. Такие ошибки НАПРЯМУЮ демонстрируют недостаточную методическую подготовку их авторов. В их число входят несоответствия, отнесенные в примерах, рассмотренных ниже, к пп. 4.3, 5.2.2, 6.2, 7.1.2, 7.1.5.1, 7.2, 8.5.4 и 9.3.2 ISO 9001:2015 [3].

¹Здесь и далее оригинальные тексты и их авторские переводы выделены курсивным шрифтом, выделение отдельных фрагментов текста строчными буквами или полужирным шрифтом сделано автором.

Купить статью

01.10.2023

---

448

Поделиться: