Руководство по «тропе аудита». Документ группы аудиторских практик по ISO 9001 от 13.01.2016

Ниже приведены выдержки из статьи Дэвида Джона Сира (David John Seear), опубликованной в журнале IRCA Inform (выпуск 24, декабрь 2009).

1. Ведение

Существует ряд важных элементов при проведении профессионального аудита. Некоторые требования, например, те, которые необходимы для проведения аудита процесса, определены в ISO 9000. Вместе с тем один из элементов проведения аудита в составе терминов и определений, содержащихся в ISO 9000, отсутствует. Это «тропа аудита».

Уход с «тропы аудита» при проведении аудита процесса — единственная наиболее важная причина того, почему аудиты не результативны.

2. Что такое «тропа аудита»?

При отсутствии определения этого понятия в ISO 9000 использование стандартных определений понятий «аудит» и «тропа» приводит к следующему толкованию:

«Тропа аудита» — это систематизированный подход к сбору основанных на конкретных примерах свидетельств того, что результат реализации серии взаимосвязанных процессов будет соответствовать ожидаемому.

Но что это означает на практике?

Несмотря на то, что «тропу аудита» используют не все аудиторы, применение этого подхода, вне сомнения, является универсальным. К сожалению, ошибочно считать, что во всех случаях аудиты процесса проходят именно по «тропе аудита», что подрывает доверие к ним. Аудиторам следует понимать, как идет аудитируемый ими процесс, и проводить его соответствующим образом, обеспечивая тем самым уверенность в том, что требования к процессу выполнены.

Так, например, посещение аудиторами производственного цеха, несомненно, позволит им увидеть, что происходит на самом деле, и установить конкретные номера заказов, которые исполняются там в настоящее время. С помощью этой информации в отделе продаж легко идентифицировать согласованные спецификации на продукцию или услугу и выбрать соответствующие примеры для анализа. Это означает, что процесс может быть проверен с целью получения уверенности в том, что происходящее находится под управлением и будет соответствовать требуемой спецификации. На основании этого выбирается «тропа аудита», и по ней можно следовать далее.

Проводя затем аудит закупочной деятельности, вам необходимо установить, какой материал или оборудование закуплены для того заказа, который вы выбрали в качестве примера. Всегда важно понимать, что именно является движителем процесса. В данном случае это обычно заявка клиента, которая определяет, что именно ему хочется.

Если аудитор не понимает спецификацию, он или она не сможет проверить, способен ли процесс обеспечить выполнение требований заявки.

• Соответствует ли то, что требуется в заявке потребителя, согласованной спецификации?
• Как принималось решение о закупке?
• Как была определена спецификация? Адекватна ли она?
• Кто решил, что именно требуется, и имеет ли он на это соответствующие полномочия?
• Кто выбрал поставщика и на основе каких критериев?
• В чем состоит процесс оценивания предложений от поставщиков?
• Как спецификация была доведена до сведения поставщика?
• Использованы ли в спецификации национальные или международные стандарты?
• Что используется в качестве средств и методов управления процессом?
• Существуют ли какие-то специальные требования к упаковке при поставке?

Это лишь некоторые из вопросов, которые необходимо рассмотреть, многие из них отражают требования ISO 9001.

3. Корректный выбор примеров

Начальной точкой аудита является выбор примеров, а также выявление реализуемых процессов и применяемых к ним средств и методов управления. При этом крайне важно, чтобы примеры находились и были выбраны из одной и той же «тропы». Вместе с тем часто выбранные для аудита примеры взяты из разных стадий процесса и не относятся или оказываются не связанными с теми примерами, которые были выбраны вначале, а это означает, что аудитор будет не способен верифицировать то, что процесс является работоспособным. Он сможет проверить лишь, корректно ли заполнен тот или иной конкретный документ.

Процедуры, формы для ведения записей, контрольные перечни вопросов (чек-листы) и т. п. — все они обеспечивают уверенность, что процессом руководят и управляют результативно. Важно, чтобы аудиторы нашли время для понимания того, что требуется от процесса, который они подвергают аудиту.

Аудитору второй или третьей стороны невозможно проводить аудит организации, если он не найдет времени понять спецификацию на производимую организацией продукцию или предоставляемые ею услуги, включая законодательные и нормативные правовые требования. Профессиональным подходом к проведению аудита является тот, который позволяет аудитору выявить в процессе любые слабые места и решить, способна ли организация выполнить установленные требования. Метод «тропы аудита» применим ко всем аудитам, будь то внутренний аудит или аудит, проводимый второй или третьей стороной. 

Перевод РИА «Стандарты и качество»

ОПУБЛИКОВАНО

ISO 9001 Auditing Practices Group. https://committee.iso.org/files/live/sites/tc176/files/documents/ISO%209001%20Auditing%20Practices%2....

СТАТУС И РАЗРЕШЕНИЕ

Данный перевод не является официальным. Публикуется с разрешения Международной организации по стандартизации (ISO) и Международного аккредитационного форума (IAF).

01.12.2024

---

448

Поделиться: