Руководство по аудиту контекста. Документ группы аудиторских практик по ISO 9001 от 13.01.2016

Для того чтобы организация обладала результативной системой менеджмента качества (СМК), при планировании того, как достичь своих целей, ее СМК должна быть согласована со стратегией развития организации и учитывать соответствующие внутренние и внешние факторы и обстоятельства.

Для обеспечения результативного планирования организации необходимо понимать:

• свое состояние и существующий статус;
• чего она желает достичь и
• свою стратегию достижения цели.

(Если вы точно не знаете исходную (стартовую) точку своего путешествия, вам будет трудно достичь запланированного места.)

Аудиторам будет необходимо оценить, приняла ли организация во внимание эти факторы и обстоятельства.

1. Понимание организации и контекста, в которых функционирует организация

Существует много способов и методов, помогающих организации провести обзор и анализ своего контекста. Результатам этой деятельности следует быть ясными для определения рисков и возможностей. И хотя в разделе 4.1 ISO 9001 нет требований относительно наличия документированной информации, большинство организаций найдут для себя полезным вести и сохранять документированную информацию, чтобы облегчить понимание рациональности и уровня имеющихся вызовов (например, «известные известные, известные неизвестные и неизвестные неизвестные» — «known knowns, known unknowns and unknown unknowns»).

Информация, которая может быть полезной аудитору в этом процессе:

• бизнес-план;
• результаты анализа стратегических планов;
• результаты анализа конкурентов;
• экономические отчеты о состоянии экономической области, в которой организация осуществляет свою деятельность;
• результаты SWOT-анализа;
• протоколы совещаний;
• перечни осуществленной деятельности;
• диаграммы, электронные таблицы, диаграмма мнений/намерений;
• отчеты внешних консультантов.

Аудитору нужно исследовать эту область посредством интервью с членами высшего руководства организации. Следует четко понять, насколько адекватно представление высшего руководства о контексте организации. Свидетельством этого может быть адекватная демонстрация того, как результаты анализа со стороны руководства становятся исходной информацией («входами») для процесса планирования СМК (риск-ориентированное мышление). Вместе с тем при исследовании характера рисков и возможностей аудитору следует быть способным понять адекватность анализа, проведенного организацией в отношении своего контекста (условий, в которых она функционирует).

2. Понимание потребностей и ожиданий заинтересованных сторон

Аудиторам необходимо понять и оценить способ, который организация выбрала для себя, чтобы установить требования заинтересованных сторон, относящихся к ее СМК, на основе рассмотрения:

• объема выборки заинтересованных сторон, принятых организацией к рассмотрению;
• критериев отбора соответствующих заинтересованных сторон;
• аспектов для отбора соответствующих требований этих заинтересованных сторон.

Аудиторам следует быть способными делать выводы в отношении приемлемости той прак­тики, которую выбрала для себя организация, а также способов анализа и мониторинга этой информации, например, на основе включения их в состав анализов со стороны руководства.

Примеры заинтересованных сторон представлены в определении 3.2.3 ISO 9000:2015, а пояснения к их требованиям — в приложении А.3 ISO 9001:2015.

Соответствующие требования применимых заинтересованных сторон следует рассматривать как исходную информацию («вход») для процесса планирования в качестве потенциальных рисков и возможностей. И вновь, несмотря на то что нет прямого требования о ведении и сохранении соответствующей документированной информации, следует ожидать, что организации будут вести учет результатов своих анализов для получения возможности ссылаться на них как в текущее время, так и в будущем. Это может быть выражено, например, в форме:

• протоколов совещаний;
• таблиц;
• электронных таблиц;
• баз данных;
• гиперссылок;
• внешней документации;
• руководства по качеству (если организация решит, что оно ей необходимо) и т. д.

Аудиторам следует анализировать это в ходе интервью с высшим руководством, а также в последующем по ходу аудита. Если организация не предоставит документированной информации, аудиторам необходимо собрать объективные свидетельства того, что результаты («выходы») этой деятельности последовательно отражены в анализе рисков и возможностей, внешней документации, в обмене информацией и других соответствующих областях системы менеджмента организации.

3. Определение области применения системы менеджмента качества

Область применения СМК во многих случаях устанавливается естественным образом и определяется видами деятельности, имеющимися в отдельных местах выполнения работ. Определение области применения СМК может быть более сложным в тех случаях, когда речь идет об:

• аутсорсинге;
• сложной логистике;
• осуществлении деятельности в нескольких местах;
• наличии сервисных центров;
• предоставлении услуг непосредственно у потребителя;
• совместном производстве продукции и предоставлении услуг.

Область применения СМК должна быть понятной с точки зрения характера деятельности организации, производимой продукции и предоставляемых услуг. Этому следует найти свое выражение в объеме установленных организацией процессов, а также средств и методов управления.

Для получения дополнительной информации следует обратиться к руководству Группы «Область действия ISO 9001, область применения системы менеджмента качества и область сертификации».

4. Система менеджмента качества и ее процессы

Области применения (распространения) СМК следует быть выраженной в виде документированной информации, поддерживающей процессный подход. Такая информация могла бы включать в себя:

• диаграммы хода процесса («вход» — процесс — «выход»);
• диаграммы, показывающие связи процесса («входов»/«выходов»/потребителей);
• общий обзор, показывающий места выполнения работ;
• идентификацию процессов, переданных на аутсорсинг;
• ресурсные диаграммы (например, анализ имеющихся возможностей, карту потоков создания ценности, бережливое производство и т. д.;
• программы.

Для получения дополнительной информации нужно обратиться к руководству Группы по аудиту процессов.

Перевод РИА «Стандарты и качество»

ОПУБЛИКОВАНО

ISO 9001 Auditing Practices Group. Guidance on: Deal with consultants. Date: 13 January 2016. URL: https://committee.iso.org/files/live/sites/tc176/files/PDF%20APG%20New%20Disclaimer%2012-2023/ISO-TC.....

СТАТУС И РАЗРЕШЕНИЕ

Данный перевод не является официальным. Публикуется с разрешения Международной организации по стандартизации (ISO) и Международного аккредитационного форума (IAF).

01.03.2025

---

448

Поделиться: