Аудиты систем менеджмента — что ищем, то и находим

О подходе

Аудит стал широко применяться с появлением международных стандартов на системы менеджмента, таких как ISO 9001, ISO 14001 и др., где он является неотъемлемой частью системы и требуется его обязательное проведение. Систематические аудиты позволяют увидеть систему менеджмента организации «как есть», понять, что с ней: развивается ли она или находится в стагнации, а также увидеть области для ее улучшения. Поэтому аудит часто называют двигателем развития СМК. Кроме того, он является незаменимой помощью владельцам процессов в улучшении их деятельности.

Проблема

Не секрет, что если деятельности не уделяется должного внимания, особенно со стороны руководства, то она постепенно становится никому не нужной формальной обузой и ее ценность теряется. Это также относится и к внутренним аудитам.

На одном из предприятий аудиты проводились регулярно, в основном перед сертификационным аудитом или аудитом потребителя. Но в целом он использовался как инструмент поиска и выявления несоответствий, аудиторов «не ждали» и даже тайно боялись, скрывая от них часть информации. Несоответствия выявлялись, а улучшений не происходило. При этом на сертификационных аудитах и аудитах потребителя обнаруживалось большое количество несоответствий.

Чтобы не наступило полное разочарование в аудитах, что могло привести к потере понимания и, как следствие, даже к отторжению СМК, предприятие обратилось к консультантам «Центра «Приоритет» с просьбой помочь улучшить процесс внутреннего аудита.

Решение

Совместно с консультантами был проведен анализ процедур и свидетельств процесса аудита, как внешнего, так и внутреннего, а также анонимное анкетирование и интервьюирование ключевых сотрудников, которое выявило истинную ценность аудита на предприятии (рис. 1).

Рис. 1. Результаты анкетирования владельцев процессов / руководителей подразделений

Были проанализированы причины негативного отношения к аудиту, которые и легли в основу улучшения данного процесса (табл. 1).

Таблица 1. Выявленные проблемы и направления для улучшения процесса аудита

После анализа процесса аудита были проведены следующие действия:

• обучение внутренних аудиторов с акцентом на практику проведения аудита;
• обучение руководителей практике управления процессами в системах менеджмента с акцентом на практику решения проблем;
• аудиты нескольких процессов силами внутренних аудиторов совместно с консультантами в роли наставников и наблюдателей;
• актуализированы стандарты и инструкции процесса аудита;
• разработан дашборд для аудиторов, владельцев процессов и руководителей предприятия.

Результаты

Презентация результатов совместных аудитов на предприятии перед руководителями и специалистами дала новый импульс совершенствованию СМК в части решения ключевых задач. Руководители увидели в аудитах полезный для себя инструмент.

Начав работать по-новому, уже через год удалось получить следующие результаты:

• внешние аудиты прошли всего лишь с несколькими незначительными несоответствиями;
• потребитель присвоил предприятию «зеленый» уровень соответствия;
• владельцы процессов иногда стали обращаться за проведением внепланового аудита для поиска возможностей;
• руководство предприятия приняло решение изменить систему мотивации владельцев процессов и аудиторов;
• увеличилась численность персонала, участвующего в деятельности по улучшению.

Свежий взгляд на систему менеджмента качества позволил по-новому ее увидеть, а главное — показал, как можно многое в ней улучшить, и для этого существуют возможности.

01.06.2025

---

448

Поделиться: