Руководство по аудиту ресурсов. Документ группы аудиторских практик по ISO 9001 от 01.08.2024. Редакция 2

Введение

Подход к проведению аудита ресурсов должен учитывать степень, в которой ресурсы влияют на соответствие продукции и услуг применимым требованиям и улучшение СМК.

Ресурсы не подвергаются аудиту отдельно от аудита других требований СМК. Обычно они аудитируются в увязке с процессами организации и другими элементами системы, которые имеют отношение к процессу, входящему в область аудита. Независимо от того, как организация структурировала и выделила свои процессы, аудиторам следует уметь верифицировать адекватность и результативность менеджмента ресурсов, необходимых для достижения намеченных результатов СМК.

Требования, относящиеся к ресурсам, в целом определены в пункте 7.1 стандарта и сгруппированы в пяти основных категориях. Проведение аудита «внутрифирменных знаний» и «ресурсов для мониторинга и измерений» рассматривается в других соответствующих документах Группы по практике проведения аудитов соответствия ISO 9001 (APG).

Данный документ уделяет основное внимание аудиту инфраструктуры, среды для функционирования процессов и персонала, а также предоставляет ссылки на ресурсы в других пунктах стандарта. Аудиторы могут также найти для себя полезным ознакомиться с документом APG по аудиту цифровых процессов.

Аудит определения и предоставления ресурсов

Аудиторы должны подтвердить в том объеме, в котором это подходит, что организация:

• определяет и предоставляет необходимые ресурсы для поддержки применения, поддержания в работоспособном состоянии и улучшения системы менеджмента качества;
• обеспечивает определение и наличие необходимых сотрудников;
• создает и поддерживает в работоспособном состоянии процессы менеджмента своей инфраструктуры, включая здания, рабочие места, связанные с ними инженерные сети, производственное оборудование и т. д., которые могут включать такую деятельность, как предупредительное обслуживание и управление активами;
• учитывает факторы окружающей среды, имеющие отношение к функционированию процессов, в целях достижения соответствия продукции и услуг.

Аудиторам важно проводить различие между требованиями пункта «Человеческие ресурсы» в 7.1 и требованиями, касающимися установления компетентности лиц и содержащимися в пункте 7.2. Требования, изложенные в пункте 7.1, указывают на необходимость того, чтобы человеческие ресурсы имелись в наличии. В пункте 7.2 содержатся требования, относящиеся к компетентности человеческих ресурсов.

В сфере услуг, но не только, существуют применимые к инфраструктуре клиентские, законодательные и нормативные правовые требования, которые относятся к обеспечению соответствия продукции и услуг. К ним могут относиться, например, требования к доступности объектов, качеству воздуха, чистоте, безопасности, к медицинскому оборудованию и т. д. Аудиторам необходимо оценить, установила ли организация соответствующие требования и может ли она продемонстрировать соответствие этим требованиям. Если для деятельности организации требуются лицензии, их наличие следует проверить.

Когда организации определяют, что ресурсы должны предоставляться извне, аудитору необходимо рассмотреть вопрос об оценке соответствия требованиям, относящимся к продукции, услугам и процессам, поставляемым извне, и изложенным в пункте 8.4 стандарта (см. документ APG «Внешние поставщики»).

Хотя требования, касающиеся ресурсов, в основном содержатся в пункте 7.1 ISO 9001, аудиторы должны быть осведомлены о специфических ссылках на ресурсы в других пунктах стандарта и оценить, удалось ли организации:

• определить ресурсы, необходимые для достижения целей в области качества;
• установить наличие ресурсов или выявить необходимые ресурсы при планировании изменений в СМК;
• определить ресурсы, необходимые для проектирования и разработки;
• проанализировать адекватность ресурсов в ходе анализа со стороны руководства;
• документально зафиксировать, когда это применимо, все установленные потребности в ресурсах в результатах анализа со стороны руководства;
• определить и обеспечить наличие ресурсов, необходимых для мониторинга и измерения процессов и продукции (например, приобретение СММ (координатно-измерительной машины) для выявления выхода размеров за пределы, допустимые используемым оборудованием).

Интервьюирование высшего руководства

Поскольку высшее руководство несет ответственность за обеспечение ресурсами, необходимыми для результативного применения системы менеджмента качества, это хороший повод для проведения интервью с ним и оценки анализа со стороны руководства. Интервью с высшим руководством станет хорошей возможностью оценить, как распределяются ресурсы, учитывая при этом, как организация определяет возможности и ограничения в их использовании.

Сбор свидетельств

Наблюдение является важным видом аудиторской деятельности при оценке ресурсов. Поскольку ресурсы имеют решающее значение для достижения намеченных результатов СМК, для аудита следует использовать риск-ориентированный подход. При использовании методов дистанционного аудита наблюдение в отношении некоторых вопросов, связанных с физической инфраструктурой, может оказаться сложной задачей. Смотрите документ APG по проведению дистанционных аудитов для получения дополнительных руководящих указаний по применению соответствующих методов. Смотрите документ APG по аудиту цифровых процессов для получения дополнительных руководящих указаний по аудиту цифровых и автоматизированных процессов.

Во время посещения площадки аудиторам следует общаться и делиться любыми относящимися к делу наблюдениями, когда они будут выявлены, с аудитируемой организацией, чтобы убедиться в подтверждении ею фактов того, что было обнаружено в ходе наблюдений. Вот несколько примеров:

• на стенах ресторана есть плесень, на что следует указать организации в устной форме;
• температура в помещении выходит за установленные пределы этого параметра;
• оборудование не обслуживается должным образом.

Аудитору следует очень кратко изложить наблюдение, указав где, когда и что было замечено. Это важно, если такое наблюдение является необходимым для обоснования несоответствия или проблемой, требующей дальнейшего анализа. При необходимости и с предварительного согласия организации могут быть сделаны фотографии, являющиеся свидетельством.

Тщательное наблюдение позволит аудитору многое понять, но могут потребоваться дополнительные свидетельства, включая интервью с персоналом, анализ документированной информации в том объеме, в котором это подходит. Любую устно предоставленную соответствующую информацию следует в конце интервью подтвердить и зафиксировать.

Свидетельства могут быть получены на различных этапах аудита — в ходе анализа исходных данных, процесса осуществления деятельности и выходных данных. Это необходимо учитывать при аудите всех процессов СМК и связанной с ними документации.

Аудиторам следует избегать вынесения субъективных отрицательных или положительных суждений о ресурсах (например, являются ли они старыми или новыми, лучше или хуже других и т. д.), но оценить, определила ли организация необходимые ресурсы и способна ли продемонстрировать, что она может достичь намеченных результатов СМК с имеющимися ресурсами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Если обнаруживается, что организация не располагает адекватными ресурсами или управляет ими нерезультативно, что может привести к несоответствию продукции или услуг или ограничить возможности повышения удовлетворенности потребителей, это следует задокументировать как несоответствие, степень которого нужно определить на основе соответствующих критериев, в частности на основе связанных с этим рисками и степени влияния.

СТАТУС И РАЗРЕШЕНИЕ

Данный перевод не является официальным. Публикуется с разрешения Международной организации по стандартизации (ISO) и Международного аккредитационного форума (IAF).

ОПУБЛИКОВАНО

ISO 9001 Auditing Practices Group. Guidance on: Auditing Resources. Edition 2. Date: 01 August 2024. https://www.iso.org/files/live/sites/tc176/files/PDF%20APG%20New%20Disclaimer%2012-2023/APG_Auditing....

01.10.2025

---

448

Поделиться: