Цифровизация предприятия начинается с документа

Л.А. Шубанова, руководитель лаборатории компании «МилФудс»
А.Р. Ахмарова, руководитель проекта «Техэксперт» в сфере аккредитации и единства измерений Консорциума «Кодекс»

В 2017 г. компания «МилФудс» — один из крупнейших производителей кофе в России — начала внедрение цифровой базы нормативной документации для сотрудников отдела контроля качества. В ее основу легли профессиональные справочные системы «Техэксперт», разработанные для предприятий пищевой промышленности. Эксперты Консорциума «Кодекс» рассказывают, как создавалась эта база и какие дополнительные возможности платформы «Техэксперт» оказались наиболее востребованными сотрудниками компании.

Компания «МилФудс» производит премиальные бленды натурального кофе под брендом Poetti. У нее есть собственное кофеобжарочное производство в Тверской области, завод работает уже 14 лет и выпускает до 25 тыс. тонн кофе в год (рис. 1). На сегодняшний день в линейке Poetti более 80 наименований продукции, все они изготавливаются на основе уникальной рецептуры, разработанной технологами компании, и пользуются популярностью как у массового потребителя, так и у профессиональных бариста.

Рис. 1. Упаковочная линия на заводе «МилФудс»

Компания гордится своими передовыми методами производства. На предприятии внедрены системы менеджмента качества (СМК), охраны труда и экологической безопасности, а также сертификация пищевой безопасности по международному стандарту FSSC 22000. Каждый этап жизненного цикла продукции — от выбора сырья до упаковки и хранения готового кофе — строго проверяется на соответствие требованиям федерального законодательства и внутренним стандартам компании. Соблюдение всех необходимых норм и регламентов централизованно отслеживают сотрудники отдела контроля качества. В состав отдела входят менеджер по обеспечению качества, охраны труда и оптимизации бизнес-процессов, специалист по охране труда, специалист по охране окружающей среды, сотрудники лаборатории, специалист по системе менеджмента качества.

Для того чтобы иметь представление обо всех законодательных требованиях, предъявляемых к производителям пищевой продукции, и грамотно внедрять их в практику работы предприятия, готовить необходимую отчетность, а также разрабатывать внутренние стандарты и регламенты, сотрудникам отдела контроля качества нужна единая база нормативных документов, которая позволяла бы полностью закрыть потребности профильных специалистов. Восемь лет назад в поисках такого решения компания обратила внимание на разработки Консорциума «Кодекс», который с 1991 г. создает цифровые инструменты именно для работы с нормативными документами. На платформе «Техэксперт» представлены разнообразные решения для оптимизации всех этапов работы с документацией. Важное место среди них занимают профессиональные справочные системы (ПСС), разработанные с учетом особенностей разных секторов экономики.

Каждая система «Техэксперт» содержит цифровую базу документов, необходимую специалисту той или иной отрасли промышленности, — фонд федерального законодательства, включая профильные стандарты и ведомственные документы, а также проекты нормативных и технических документов. Общий объем документов на платформе «Техэксперт» превысил уже 100 млн. Кроме того, системы имеют удобные программные сервисы и снабжены дополнительными справочными материалами, что существенно упрощает выполнение прикладных задач.

Руководство компании «МилФудс» высоко оценило потенциал профессиональных справочных систем «Техэксперт», поэтому было принято решение внедрить их в контур цифровых решений, применяемых на предприятии. Выбор компании пал на комплект справочных систем «Техэксперт. Пищевая промышленность».

Все нужное — в едином контуре

Производство пищевой продукции остается одной из наиболее жестко регулируемых областей промышленности. Помимо строгих норм, зафиксированных в отраслевых нормативных документах, здесь, как и в других отраслях промышленности, в полном объеме действуют общие требования к пожарной безопасности, охране труда и работе инженерно-технических служб. Сверх того, под усиленный контроль на пищевом производстве подпадают охрана окружающей среды и соблюдение санитарно-эпидемиологических норм.

Перечень документов, необходимых для полноценной работы предприятия пищевой промышленности, крайне обширен, а требования, влияющие на его бизнес-процессы, разнородны. Именно поэтому, разрабатывая решение для таких предприятий, специалисты цифровой платформы «Техэксперт» не остановились на одной справочной системе, а сформировали «конструктор» из нескольких ПСС, которые полностью охватили разные стороны работы пищевого производства.

В комплект «Техэксперт. Пищевая промышленность» помимо системы для лаборатории по выбору пользователя могут войти ПСС, посвященные экологическому контролю, охране труда, пожарной и промышленной безопасности, электро- и теплоэнергетике, эксплуатации зданий и сооружений. Разработчики стремились собрать такой комплект, который смог бы удовлетворить потребности всех технических специалистов, задействованных в работе пищевого производства: сотрудников лаборатории, технологов, специалистов производства и отдела контроля качества, работников, отвечающих за сертификацию и стандартизацию, метрологов, специалистов СМК, отдела снабжения или планово- экономического отдела.

Как уже отмечалось, каждая система, входящая в комплект, включает базу нормативных и технических документов по определенному профилю. Однако ее содержание этим не ограничивается. В ПСС также есть проекты документов по техническому регулированию и стандартизации, картотеки зарубежных и международных стандартов, картотеки методик измерения, словари терминов, основные отраслевые классификаторы.

Существенную часть содержания систем «Техэксперт» составляют дополнительные справочные материалы. Зачастую они представляют собой авторский контент, разработанный эксклюзивно для платформы «Техэксперт». Обзор судебной практики, чек-листы для самоподготовки перед прохождением проводимых надзорными органами проверок, комментарии, статьи, консультации экспертов по самым значимым вопросам — все это помогает специалисту не просто вникнуть в суть законодательных норм, но и понять, относятся ли требования закона к конкретной организации и как именно они должны применяться на практике. Так, в комплекте можно найти готовый гид по экологии в пищевой промышленности, в котором собрана информация по самым важным аспектам охраны окружающей среды, например отдельные справочные материалы о выбросах в атмосферу от пищевых производств, уплате экологического сбора, наилучших доступных технологиях, расчете платы за негативное воздействие на окружающую среду. Все пошаговые алгоритмы и инструкции подкреплены ссылками на нормативные документы, нужные образцы, комментарии экспертов и судебную практику.

Что касается сотрудников «МилФудс», то они, помимо прочего, пристально следят за отраслевыми новостными лентами, выведенными на главную страницу каждой системы. Размещаемые там сведения позволяют специалистам быть в курсе важнейших событий в своей сфере и своевременно узнавать о предстоящих законодательных изменениях в отрасли, принятии важных для профессионалов документов, показательных судебных решениях. Система также отправляет важные новости на электронную почту сотрудников отдела, что дает им возможность, даже не заходя в ПСС, узнавать о значимых событиях и оперативно обмениваться информацией с коллегами.

В системах есть и прикладные материалы, призванные упростить выполнение рутинных операций: формы и образцы документов, расчетчики, готовые инструкции и т.д. Сотрудникам «МилФудс» они позволяют не тратить время на разработку типовых документов или составление расчетных формул «с нуля»: все необходимое сведения уже есть под рукой. При этом можно быть уверенным, что предлагаемые образцы отражают актуальные нормы законодательства и обновляются по мере изменений нормативных документов.

Удобство работы с информацией

Одно из главных преимуществ цифровых справочных систем — это возможность работать с информацией в структурированном виде. Разработчики ПСС «Техэксперт» предусмотрели целый ряд сервисов, которые помогают ориентироваться в большом объеме нормативной документации и быстрее обнаруживать в ней нужные сведения. Например, интеллектуальный и атрибутный поиск с гибкой настройкой фильтров помогают находить необходимые документы, в т.ч. по сроку действия, статусу документа или принявшему его учреждению.

Работая с текстом документа, специалист может за пару кликов перейти к его предыдущим редакциям, посмотреть, какова связанная с данным документом судебная практика, на какие законы или стандарты он ссылается и какие документы ссылаются на него (рис. 2).

Рис. 2. Система ярлыков позволяет просматривать дополнительные сведения при работе с документом

В тех случаях, когда в системе нет готового ответа на вопрос, специалист может обратиться за разъяснением в службу поддержки пользователей. Экспертная поддержка помогает разобраться, как трактовать спорные положения нормативных документов, или уточнить, какими нормативными документами регулируется та или иная рабочая задача. Сотрудники компании «МилФудс» регулярно получают консультации по вопросам охраны труда, экологии, системы менеджмента качества.

Сервисы позволяют не только найти нужные сведения, но и гибко настроить работу с документами для каждого специалиста с помощью тематических папок. Сотрудники отдела контроля качества имеют доступ ко всем системам комплекта «Техэксперт. Пищевая промышленность»: это помогает им беспрепятственно обмениваться информацией внутри отдела, расставлять прямые ссылки на документы, содержащиеся в ПСС, а также обращаться к нормативным документам и справочной информации из смежных сфер. В то же время каждый сотрудник может формировать внутри системы собственные папки с необходимыми ему сведениями для решения любой рабочей задачи — таким образом можно не только держать под рукой все самые нужные документы, но и создавать базу знаний по каждому процессу и делиться ей с коллегами.

Одним из наиболее востребованных работниками компании стал сервис «Документ на контроле»: он оповещает специалиста, если в выбранном документе появляются изменения. Компания использует как внешние, так и внутренние стандарты на сырье, упаковку и готовую продукцию. При проведении проверок сотрудники «МилФудс» также применяют не только общепринятые методики, но и свои внутренние, разработанные с учетом специфики предприятия. В технические регламенты, национальные и межгосударственные стандарты, которые влияют на положения внутренних стандартов и регламентов, регулярно вносятся изменения: принимаются поправки, некоторые документы отменяются или заменяются на новые. Отдел контроля качества, отвечающий за гармонизацию внутренней системы сертификации, должен постоянно следить за изменениями, затрагивающими широкий круг нормативных и технических документов, а также своевременно актуализировать стандарты, технические регламенты и методики проведения испытаний. Благодаря сервису «Документ на контроле» стало возможным автоматизировать мониторинг важных нововведений, что позволяет специалистам оперативно вносить обновления во внутреннюю документацию и бизнес-процессы компании.

Возможности роста

Один из приоритетов компании «МилФудс» — развитие культуры качества на предприятии. Компания признает, что важнейший фактор высокого качества производства — это квалификация специалистов, и уделяет большое внимание их обучению. Профессиональные справочные системы «Техэксперт» вносят в этот процесс весомый вклад. Специалисты «МилФудс» активно используют справочные материалы систем для адаптации молодых сотрудников и их ознакомления с новыми задачами. Опытным же сотрудникам системы помогают погружаться в детали при решении узкоспециализированных вопросов и знакомиться с практикой применения законодательства ко всем производственным процессам компании.

Кроме контентных сервисов, которые можно использовать в обучении персонала, на платформе «Техэксперт» есть и программные образовательные решения. К примеру, в системах для функциональных служб интерактивный сервис «Академия безопасности» помогает провести обучение и тестирование сотрудников по основам соблюдения требований производственной безопасности на рабочих местах, а в системах по охране труда и промышленной безопасности у профильных специалистов есть возможность дистанционно повысить квалификацию или пройти профессиональную переподготовку с получением подтверждающих документов.

Еще один востребованный формат обучения в ПСС — тематические видеосеминары, которые регулярно проходят на платформе «Техэксперт». Они бывают посвящены самым злободневным темам, связанным с нормативным или техническим регулированием. Ведущие эксперты-практики анализируют ключевые аспекты применения законодательства и отвечают на вопросы слушателей в прямом эфире. Записи всех выступлений и дополнительные материалы, включая ответы спикера на вопросы, сохраняются в профильной справочной системе. Семинары позволяют сотрудникам повышать профессиональный уровень и оставаться в курсе актуальных тенденций в своей сфере.

Каждый специалист в любой момент может обратиться к записям уже прошедших семинаров, чтобы освежить полученные знания или ознакомиться с полным срезом материалов по конкретной теме. В частности, сотрудники «МилФудс» в разделе видеосеминаров регулярно обращаются к записям выступлений, сделанных в рамках Недели «Техэксперт» — масштабной онлайн-конференции, которая ежегодно проходит в феврале. На мероприятии ведущие профильные эксперты обсуждают значимые законодательные тренды в разных отраслях промышленности и делятся со слушателями лучшими практическими наработками в своих областях. Каждый день конференции посвящен отдельной профессиональной тематике, и вопросы законодательного регулирования пищевой промышленности традиционно входят в ее программу.

В этом году темой секции для специалистов пищевой отрасли стали важные изменения, произошедшие и предстоящие в период 2024–2025 гг. Спикеры обсудили нюансы декларирования пищевой продукции, «подводные камни», с которыми можно столкнуться при ее маркировке, и многие другие злободневные проблемы. Хотя с момента завершения работы секции прошло уже более полугода, информация, представленная спикерами, до сих пор остается актуальной и, безусловно, будет таковой на протяжении еще долгого времени.

Резюме

В условиях стремительной цифровизации экономики и высокого уровня автоматизации большинства производственных процессов качество информации оказывается ключевым фактором успеха для отечественных компаний. В новых реалиях цифровые справочные системы становятся насущной необходимостью не только для бухгалтеров или юристов, но и для большинства технических специалистов, и Консорциум «Кодекс» стремится обеспечить ими профессионалов во всех отраслях промышленности.

Разработчики цифровой платформы «Техэксперт» не просто продолжают развивать линейку своих профессиональных справочных систем, они также повышают уровень цифровой зрелости представленных в ПСС документов, что позволяет создавать все более эффективные и разнообразные сервисы. Как именно использовать новые возможности цифровой платформы и какие сервисы применять в своей работе, каждая организация выбирает самостоятельно, а цифровые решения платформы «Техэксперт» позволят сделать эту работу максимально удобной и продуктивной.

01.10.2025

---

448

Поделиться: