Возникнет ли конфликт интересов, если у внутренних аудиторов и проверяемых подразделений общий руководитель?

СИТУАЦИЯ:

Уважаемая редакция!

В разделе 4 стандарта ISO 19011 приведены принципы проведения аудита, в том числе: «Аудиторы должны быть независимы от деятельности, которая будет подвергнута аудиту, и свободны от предвзятости и конфликта интересов». Хотелось бы узнать мнение экспертов, нарушается ли этот принцип в следующей ситуации.
Согласно п. 5.5.1.1 ГОСТ РВ 15.002–2003, «в СМК необходимо определить подразделение по управлению качеством (службу качества)». В нашей организации в период обсуждения структурной схемы службы качества было высказано предложение, чтобы руководителю службы качества, которому подчинены отдел технического контроля и ряд других подразделений, был подчинен также и создаваемый отдел внутреннего аудита СМК.
Нас интересует: не возникает ли при такой схеме управления конфликт интересов, ведь тогда у тех, кто проводит аудит, и у тех, кого подвергают аудиту, получается один общий руководитель?

ОТВЕТ Евгения Константиновича Аванесова, Doctor of Business Administration, эксперта ООО «Тест-С.-Петербург»

Ничего страшного не произошло. Ситуация вполне нормальная, часто встречающаяся в практике построения систем менедж­мента, когда функция координации проведения внутренних аудитов замкнута на одно из подразделений службы качества, в которой есть также отдел технического контроля, отдел стандартизации, метрологии и т. д.

Конечно, вариант, когда внутренние аудиторы сосредоточены в одном подразделении, — не самый лучший. Во-первых, снижается вовлеченность остального персонала в деятельность, связанную с функционированием и развитием системы менеджмента. Обособленность, вернее, оторванность службы качества — опасная и тяжелая «болезнь» СМК на многих предприятиях. Во-вторых, все равно должен быть, как минимум, один аудитор, работающий вне отдела внутреннего аудита СМК, который проверяет эту деятельность в рамках программы внутренних аудитов, иначе принцип независимости аудиторов от проверяемой деятельности соблюсти не удастся.

Тем не менее пока никакого конфликта интересов нет. В конце концов, организацию всегда возглавляет директор (генеральный), который потенциально может оказать давление на любого сотрудника, в том числе и на внутренних аудиторов. К счастью, такая ситуация встречается относительно редко, хотя риск ее возникновения, безусловно, существует.

Следует понимать, что принцип независимости никогда не удастся соблюсти на 100%. В каждой организации существуют десятки и сотни вертикальных и горизонтальных связей между процессами или функциональными подразделениями, а связи между отдельными людьми вообще не поддаются анализу. Поэтому, если я, например, работаю в производственном цеху и мне надо завтра идти в качестве аудитора в отдел главного механика или службу персонала, а там работает свояк, то говорить о моей абсолютной независимости — лукавство. Поэтому следует стремиться к поддержанию «определенного уровня независимости», который обеспечивает беспристрастность и объективность аудита.

Положения стандартов ISO 19011 и ISO 9001, касающиеся независимости проведения аудитов, сходятся в одном: аудиторы не должны проводить аудит своей собственной работы. Никаких ограничений, связанных с подчиненностью или взаимоотношениями аудитора и проверяемого лица, данными стандартами не накладывается.

Разрешение данной коллизии, скорее всего, зависит от состояния морально-этических и производственных отношений в организации, психологическим климатом, который во многом зависит от позиции и реальной деятельности высшего руководства.

В стандарте ISO 19011 указано, что этичное поведение является основой профессионализма. Можно добавить, что доверие является основой любых отношений между людьми и/или организациями.

Заключение. Конфликт интересов в предложенной коллизии отсутствует, но риск его возникновения есть всегда.

Уменьшению риска возникновения конфликта интересов, когда аудитор и проверяемый находятся в подчинении одного и того же должностного лица, может способствовать:

ОТВЕТ Владимира Алексеевича Качалова, канд. социол. наук, сеньор-аудитора TÜV International Certification по ISO 9001:2008

Вначале хотелось бы обратить внимание на то, что проблема трактовки независимости аудиторов продолжает оставаться актуальной, поскольку заданный вопрос является уже третьим на эту тему. Это — положительное явление, отражающее растущее понимание важности применения принципов проведения аудитов.

Рассматриваемая коллизия отражает опасения авторов письма относительно соблюдения указанных принципов, когда сотрудники отдела внутреннего аудита будут проводить аудит, например, отдела технического контроля, у которого тот же вышестоящий руководитель, что и у их подразделения.

Заметим, такая ситуация — лишь конкретное проявление типичного случая, когда сотрудник какого-то подразделения в статусе внутреннего аудитора направляется провести аудит другого подразделения, при этом у этих двух подразделений имеется ОБЩИЙ ближайший вышестоящий руководитель. А это имеет место очень часто. Поэтому далее мы будем разбирать именно этот, более общий случай.

Итак, может ли возникнуть при проведении внутреннего аудита в таких условиях конфликт интересов? Автор считает, что да. Другое дело, что для этого должны быть предпосылки, которые возникают, если:

1. У этого вышестоящего руководителя имеется право оказывать существенное влияние на материальное, должностное и иное положение, которое занимает этот сотрудник (например, влиять на размер премиального вознаграждения, повышение в должности и т. п.). Обычно такое право имеется, если не де-юре, то де-факто.

2. Сложившаяся в организации практика, к сожалению, допускает реализацию этого права в «закрытом» или, что еще хуже, в «замаскированном» виде, когда такое воздействие оказывают без какого-либо гласного объяснения причин или когда причины объявляются, но являются сфальсифицированными/надуманными или чрезвычайно преувеличенными. Наличие этого фактора гораздо менее вероятно, но вполне возможно.

3. В отношении этого руководителя были зафиксированы ставшие достоянием гласности, но не получившие должного отпора случаи непорядочного распоряжения указанным правом в личных интересах в «закрытом» или «замаскированном» виде, при этом неважно, с какими результатами — ухудшающими положение соответствующих лиц или улучшающими. К сожалению, при наличии второго фактора исключить подобные негативные проявления не представляется возможным.

Но тогда, если все это известно в организации (а такая информация обычно быстро распространяется в коллективе), рассматриваемая ситуация действительно становится для аудитора серьезной моральной проблемой.

С одной стороны, его интересы как аудитора заключаются в получении заключений по аудиту на основе объективных свидетельств, в том числе на основе выявленных несоответствий. С другой, — зная об имевших место случаях непорядочности этого руководителя, он не может исключить, что обнародование вскрытых в ходе аудита негативных фактов не вызовет у этого руководителя желания отомстить ему за «вынос сора из избы» и как-то наказать, пусть даже и не сразу. При этом необоснованность этого наказания руководитель постарается, как это уже было ранее, скрыть, «спрятав» или «замаскировав» его истинные причины. Основу же для подобных допущений составляют уже имевшие случаи аналогичного безнаказанного поведения данного руководителя в прошлом.

Понятно, что в данной ситуации аудитор оказывается «без вины виноватым».

И тогда перед этим сотрудником встает нравственная проблема. Либо он будет честно и добросовестно проводить аудит, руководствуясь его принципами, но при этом не исключено, что за свою принципиальность он будет несправедливо наказан, либо, чтобы гарантированно избежать неприятных для себя последствий, он просто отойдет от указанных принципов, будет «закрывать глаза» на выявляемые недостатки и/или приукрашивать фактическое положение дел в проверяемом подразделении.

Мы не можем заранее утверждать, что все аудиторы «морально неустойчивы» и выберут второй путь, наступая при этом «на горло собственной песне». Однако такое поведение аудиторов не исключено, хотя и объяснимо. А значит, не исключается и вероятность несвободы данных сотрудников от конфликта интересов их как аудиторов, с одной стороны, и как лиц, зависимых от данного непорядочного руководителя, — с другой. Таким образом, конфликт интересов НЕ ИСКЛЮЧАЕТСЯ.

Вместе с тем, к этим рассуждениям необходимо добавить следующее.

Мы изначально при проведении вышеуказанного анализа обошли стороной ситуацию, когда обсуждаемым руководителем является директор, поскольку в таких условиях любая СМК будет функционировать, опираясь не на объективные данные аудитов, а лишь на ту информацию, которая будет ему приятна. Это крайне маловероятно, но если директор именно такой, то возникновение конфликта интересов у аудиторов практически НЕИЗБЕЖНО.

В то же время все приведенные выше рассуждения будут неверны или, точнее, подобное негативное развитие событий будет также крайне маловероятным, если перечисленные выше пункты 2 и 3 в организации отсутствуют. Другими словами, если в организации действует строгий запрет на подобную негативную практику, подкрепленный жесткой адекватной реакцией высшего руководства на любые попытки непорядочного поведения со стороны руководителей, то конфликт интересов при проведении аудитов практически ИСКЛЮЧЕН.

Проанализированная ситуация занимает между этими крайними вариантами среднее положение. Так что все зависит от уровня сложившейся в организации внутрифирменной культуры.

Заключение. Если в организации руководители имеют право влиять на положение сотрудников «через голову» их непосредственных начальников и злоупотребляют им в каких-то личных целях, то привлечение к проведению внутреннего аудита сотрудников других подразделений, у которых с первым имеется общий ближайший вышестоящий руководитель, таит в себе опасность конфликта интересов у таких аудиторов. А это идет вразрез с принципами проведения аудита.

Если подобная культура действительно свойственна организации, в которой работают авторы письма, то выходом может быть только ситуация, когда отдел внутреннего аудита СМК будет подчинен непосредственно первому руководителю. Во всех других случаях возможность конфликта интересов сохраняется.

Другое дело, что вероятность возникновения конфликта интересов может быть минимизирована и даже исключена. Для этого следует с самого начала планировать подготовку внутренних аудиторов так, чтобы среди них были представители разных административно выделенных структурных комплексов организации. В рассматриваемом случае — подготовить дополнительно аудиторов из числа лиц, не являющихся сотрудниками подразделений, подчиняющихся руководителю службы качества.