Архив номеров

Визуальный менеджмент как инструмент управления

Эффективность визуализации обусловлена психофизическими особенностями человека, позволяющими лучше воспринимать, быстрее запоминать и легче воспроизводить образную информацию. Обучение, мониторинг, администрирование, организация работ — на любом из этапов цикла управления использование визуальных инструментов дает высокую отдачу. Каждый из этапов может быть потенцирован с помощью визуализации процессов и метрик. Примеры успешного применения визуального менеджмента, достойные изучения и масштабирования, демонстрируют ведущие европейские компании.

Визуализация привычно ассоциируется с 5S1, однако полномасштабная интеграция визуализации в систему менеджмента предприятия способна стать уникальным инструментом повышения качества продукции, производительности труда и культуры производства.

Психофизиология и качество работ

Визуальный менеджмент — это система наглядных элементов (табло, схем, указателей, разметки, информации на дисплеях), управляющих действиями людей. По исследованиям ученых, от 80 до 90% информации об окружающем мире мы приобретаем с помощью зрения. Поскольку информация, полученная из образов, быстрее воспринимается, лучше запоминается и легче воспроизводится, наглядно- образный тип памяти превалирует над остальными, а методы обучения, основанные на изображениях, считаются более эффективными. Вся история развития когнитивных (познавательных) навыков человечества — от наскальных рисунков-инструкций по охоте на мамонта до современных обучающих систем на основе виртуальной реальности — свидетельствует об этом.

Несмотря на весьма сильные кросс-культурные различия в восприятии образов, нейрофизиологические исследования воздействия цвета на познавательное и эмоциональное поведение людей обнаруживают, что реакции на это воздействие у представителей различных культур являются сходными, по сути, универсальными. Так, красный цвет влияет интенсивнее синего и зеленого, яркое контрастное сочетание цветов — сильнее неяркого. При этом нейронная активность мозга при цветовосприятии у женщин выше, чем у мужчин. Женщины активно реагируют на цвета, на мужчин же более сильно воздействуют черно-белые изображения. Периферийные визуальные раздражители оказывают небольшое, но устойчивое влияние на поведение человека. Этот эффект «эмоциональной аллеи» был доказан в ходе нейрофизиологического исследования и отчасти объясняет популярный термин «аура места». Следуя логике ученых, можно с уверенностью сказать, что визуализация способна влиять на профессиональное поведение человека и доминирующую мотивацию.

Система визуального менеджмента в современном ее виде базируется на взаимодействии нескольких областей знаний: психофизиологии, менеджмента, психологии, эргономики. Достижения каждого из упомянутых научных направлений призваны помочь сотруднику сфокусировать и удержать внимание на основных аспектах своей деятельности: соответствии порядка действий установленной схеме, вида изготовленной продукции — эталону, расположения инструментов на рабочем месте — принятому стандарту и т.д. Таким образом, внимание работника концентрируется на приоритетных действиях, удобство и качество выполнения операций возрастают, а время сокращается.

Как показывает практика, конкретизация и визуализация сроков и требований снижают уровень тревоги и чувство неопределенности, уменьшают вероятность возникновения стресса и фрустрации, повышают удовлетворенность персонала результатами своего труда. А значит, сокращается количество ошибок по рассеянности, нарушений техники безопасности и несчастных случаев, что напрямую влияет на производительность труда и качество продукции.

Цикл управления

Современные руководители прекрасно осведомлены о том, что основой процесса управления является цикличность: от описанного Демингом цикла оперативного управления PDCA до более масштабной цикличности управления компанией, которая является базисом обучения менеджменту в американских школах бизнеса. Полный цикл менеджмента начинается с процедуры формулировки цели, далее идут выработка стратегии и тактики по ее достижению, планирование, организация работ, администрирование и мониторинг, анализ и коррекция. Система визуального менеджмента отличается от визуализации именно тем, что реализуется в контексте цикла управления. Рассмотрим, как это выглядит на практике.

Цель. Мало кто поспорит с утверждением, что, если персонал поддерживает цели компании, это половина ее успеха. Задача менеджмента — поставить достижимую цель и продемонстрировать ее связь с целями и выгодами сотрудников. Определенные, каскадированные по разным уровням управления и исполнения цели, превращаются в целевые показатели результативности каждого, а их визуализация позволяет актуализировать внимание, мобилизуя сотрудников и повышая степень их вовлеченности в трудовой процесс.

Пример успешного использования визуальных инструментов для фокусирования на цели демонстрируют многие компании с поточным производством — как отечественные (например, Выксунский металлургический завод или КАМАЗ), так и зарубежные. В кузнечном производстве Kovrna VIVA визуализированы цели компании и отдельных производств не только на текущий год, но и в сравнении с показателями предыдущего года. На конвейере компании koda работникам доступны наглядные табло с указанием текущих целевых показателей смены: число выпущенных автомобилей, скорость конвейера, количество и длительность простоев, нештатных ситуаций, брака и т.п. Показатели отражаются в цветовой гамме светофора: зеленый сигнал показывает комфортную результативность, желтый и красный обозначают зоны, на которые необходимо обратить более или менее пристальное внимание. Стоит отметить, что зеленый цвет предназначен прежде всего рабочим, желтый требует решения на уровне бригадира, красный — зона ответственности мастера и начальника смены.

Оригинальное решение аналогичной задачи демонстрирует компания SOLEA CZ. С помощью системы визуализации общей эффективности оборудования (Overall Equipment Effectiveness, OEE) каждый рабочий отслеживает свой вклад в формирование прибыли компании в реальном времени. Зная, какую долю от прибыли составляет премиальный фонд, персонал наблюдает за его пополнением в ходе работы. Простой станков замедляет формирование прибыли и премиального фонда, поэтому работники заинтересованы в максимальном сокращении простоев оборудования.

Стратегия и тактика. Вторая процедура цикла управления требует визуализации стратегии и тактики компании, помогая персоналу ответить на вопрос: «Каким способом мы будем достигать цели?» Последовательность в раскрытии приоритетного направления деятельности вызывает у работников чувства определенности и сопричастности, которые необходимы для успешного вовлечения персонала в процессы труда и совершенствования операций.

Так, завод KOVOSVIT MAS в достижении целевых показателей повышения производительности труда избрал своей стратегией снижение издержек, а тактикой — повышение эффективности использования оборудования. Но недостаточно оповестить работников об этих решениях, необходимо привлечь персонал к взаимодействию в выбранном направлении.

Для оценки эффективности использования оборудования на заводе была установлена ОЕЕ Plantyst, которая не только предоставляет, но и прекрасно визуализирует точные данные в режиме онлайн на всех уровнях исполнения и руководства: от оператора станка и мастера цеха до директора завода. Каждый сотрудник в случае простоя оборудования может выбрать на экране специального планшета причину остановки (недостаток комплектующих, расходных материалов, вид поломки и т.д.) и отправить информацию в ответственный отдел.

«Кардиограммы» работы каждого станка отображаются на мониторах, размещенных в местах массовых скоплений персонала, в производственных и офисных помещениях предприятия, на экранах персональных компьютеров, планшетах в рабочей зоне, в смартфонах сотрудников KOVOSVIT MAS, акцентируя внимание на областях повышенного риска. Таким образом, в работу по достижению стратегических и тактических целей вовлекается весь персонал, а простои устраняются не постфактум — после накопления и анализа отчетов, а в ходе работы.

Планирование. Визуализация планирования, пожалуй, самый простой и наиболее используемый руководителями инструмент. Но и здесь не обходится без очевидных, но тем не менее весьма распространенных ошибок. Кто из нас не встречал миниатюрные графики с мелким текстом, размещенные на плохо освещенном стенде в углу помещения? Часто планы находятся в кабинетах руководства, которые рабочие почти не посещают. Нередко сотрудники знакомы только с текущими планами своего подразделения и не понимают, как они интегрированы с общими планами компании, не видят своего вклада в общий процесс деятельности организации. О каких командном духе, корпоративной культуре и целеустремленности можно говорить в этом случае?

А ведь такие примеры повсеместны.

Планы необходимы для управления текущей эффективностью и формирования мотивации к достижениям, по-этому они должны быть расположены в местах, доступных каждому сотруднику, в удобной и максимально наглядной форме, с использованием различных методик визуализации — от рисования на белой доске, до электронных динамичных табло, — как, например, в цехах компании Alfmeier
и на предприятии компании АВВ, где во всех цехах, бытовых и офисных помещениях размещены белые доски, стенды и электронные табло с визуализацией плановых показателей на год, неделю и рабочую смену. В таких условиях работникам сложно их проигнорировать.

Подобная «эмоциональная аллея» плановых показателей настраивает на рабочий ритм и способствует стабильности работы коллектива.

Организация работы. Это следующая процедура цикла управления, в рамках которой наиболее широко применяются элементы визуализации. Компании, следующие методологии бережливого производства, охотно визуализируют стандарты работ и операций, распределение обязанностей, канбан, зонирование и управление потоками сырья, материалов, людей и информации.

Многие российские предприятия могут похвастаться и прекрасным зонированием в цехах, и визуализацией инструкций по технике безопасности.

Но в рамках данной статьи я бы хотела представить наиболее интересные решения наших зарубежных коллег.

Отдельного внимания заслуживает кинестетический стенд — чек-лист уже упомянутой ранее компании Alfmeier — элемент визуального контроля и самоконтроля. Над рабочим станком расположен стенд-табличка с крючками, под которыми нанесены красные кружки-шаблоны, и крючком с набором зеленых жетонов. Каждый крючок обозначает определенное действие. Например, после включения станка рабочему необходимо проверить давление. Сделав это, он вешает на крючок зеленый жетон, закрывая красный шаблон. Это оз-начает, что первый этап выполнен и мож-но переходить к следующему. Закрыв все «красные сигналы», рабочий может быть уверен в правильности своих действий, а мастер, отслеживающий проведение операций, удостовериться в том, что техника безопасности соблюдена, пилотный образец произведен и сравнен с эталонным и продукция производится с заданными параметрами.

Отличительная особенность кинестетического стенда заключается в необходимости персонала взаимодействовать с ним в процессе работы. Взаимодействие придает самоконтролю бóльшую осознанность, заставляя рабочего подтверждать (а мастера — отслеживать) завершение каждой операции. В то время как поэтапное выполнение стандартного набора действий, просто изображенного на стенде, мастер отследить не может.

Компания АВВ при переходе на вытягивающую систему также столкнулась с необходимостью визуализации рабочей информации. Проблема заключалась в том, что в течение одной смены рабочему поступали для монтажа разные заказы, причем многие из них отличались незначительно. Каждый руководитель знает, как часто сотрудники при изменении работ совершают ошибки из-за невнимательности или устоявшейся привычки. Чтобы освободить их от излишнего напряжения и необходимости запоминать большой объем информации, компания АВВ разработала и внедрила персональные gide books. Теперь для сборки частей разных трансформаторных шкафов работнику достаточно обратиться к детальным схемам, которые привязаны к конкретному проекту и акцентируют внимание на отличиях от похожих продуктов.

Администрирование и мониторинг. Процедуры администрирования хорошо описывает малый цикл управления PDCA. Основная проблема менеджмента на этом этапе часто связана с тем, что после того как руководитель заметил проблему и обсудил с исполнителем необходимость и способ ее устранения, информация теряется, исполнитель, да и руководитель забывают о произошедшем, и проблема обрастает новыми последствиями.

Главным инструментом борьбы с этим злом в практике бережливого управления являются обея4 и белая доска, позволяющая оперативно решать проблемы, фиксировать изменения текущего процесса, ставить задачи по корректировке, а самое главное — определять точки и формы самоконтроля и контроля. Этот элемент визуального менеджмента прост и сложен одновременно. С одной стороны, руководитель должен побудить подчиненных самостоятельно найти решение и зафиксировать его на белой доске, с другой — изобразить его так, чтобы люди «хотели» смотреть на эту доску. Излишне говорить, что нервные черные круги, нарисованные вокруг проблемного показателя, и масса красных восклицательных знаков никак не мотивируют работника поглядывать на изображение.

Визуализация мониторинга, демонстрируя связь процесса и результата труда, управляет тем самым поведением персонала. Если результат работы удовлетворяет стандартам и плановым показателям, у работника формируется позитивная реакция, уверенность в собственном профессионализме (что, правда, также может и расхолаживать). Если же результат труда стабильно неудовлетворительный,
то в большинстве случаев это приводит к снижению трудовой мотивации — «невыполнимые планы», а если в компании еще и действует жесткая система штрафов и наказаний — к замалчиванию проблем и лжи. Задача менеджера — разобраться в предпосылках проблем и предотвратить появление фрустрации у персонала.

Визуализация мониторинга текущего состояния имеет две важные функции. Первая — показать менеджеру «узкие места» — вероятные предпосылки будущих проблем, на которые требуется обратить пристальное внимание. Вторая — обратная связь для персонала, который, получая оперативную информацию от системы мониторинга, может удостовериться в правильности своих действий. Таким образом, визуализация мониторинга устраняет неопределенность, помогает оперативно реагировать на проблемы и работнику, и менеджеру.

Анализ и коррекция. На этом этапе цикла управления особую ценность приобретают текущий и итоговый аудиты. К сожалению, зачастую наблюдается ситуация, когда целью аудита является выявление ошибок, а персонал воспринимает его как карательную акцию.

Нередко руководство на обозрение сотрудников выносит только результаты аудита, а показатели и критерии оставляет в тени, тем самым выпячивая проблемы и не фокусируясь на фиксации и распространении положительных практик.

Наличие открытой текущей информации и возможность обсуждения с аудиторами тех или иных аспектов содействуют созданию атмосферы доверия в коллективе, закреплению позитивных результатов и формированию здорового духа соревновательности.

Излишне напоминать, что обея — идеальное место для визуализации процесса и результатов аудита и коррекции деятельности по его итогам.

На предприятии Alfmeier CZ по итогам аудита 5S менеджеры рядом с фотографиями сотрудников изображают смайлики, наглядно демонстрирующие оценку состояния рабочего места: зеленый — полное соблюдение стандарта, желтый — частичное соблюдение, красный — несоблюдение. А все показатели сведены в обея. Мне лично неоднократно доводилось наблюдать, как рабочие фотографировали на телефоны свои достижения и отправляли эти фото родственникам.

Визуализация всего процесса управления в обея позволяет сформировать у каждого сотрудника понимание деятельности всей компании, своих места и роли в общей системе формирования добавочной стоимости и экономических результатах.

«Стандарты и качество» Сентябрь 2019

Рубрика: Качество управления
Автор(ы): В. Денисова
01.09.2019

448
Поделиться:

Подписка


Доступна мобильная версия журнала "Стандарты и качество"

Журнал Стандарты и качество в App Store Журнал Стандарты и качество на Google play


Хотите добиться успеха?
Используйте возможности наших изданий!

Формула успеха проста: максимум полезной информации при минимальных временных затратах.

Информация + Время = PROFIT!

Ускорьте Ваше продвижение по пути к успеху и процветаниюПодпишитесь на печатную версию журнала «Стандарты и качество». Соберите собственную библиотеку актуальных статей от профессионалов в области качества, технического регулирования и стандартизации. Ускорьте Ваше продвижение по пути к успеху и процветанию. Не забудьте также о призах и бонусах для подписчиков журнала! Будьте первыми всегда и во всемОформите подписку на электронную версию журнала «Стандарты и качество» и получайте свежий номер журнала уже 1-го числа каждого месяца, независимо от погоды и работы потовых служб. Будьте первыми всегда и во всем! А бонусы и призы станут приятным дополнением к полученным знаниям!
Мобильная версия журнала Стандарты и качествоУстановите бесплатное мобильное приложение и подпишитесь на мобильную версию журнала «Стандарты и качество» для iPhone/iPad или Android. Совершенствуйте свои профессиональные навыки каждую свободную минуту, и ни один конкурент не сможет за Вами угнаться! Электронная библиотекаСкачивайте лучшие статьи и тематические подборки в нашей Электронной Библиотеке. Они станут ценным вкладом в копилку Ваших знаний!
Мы помогаем Вам экономить деньги, экономя Ваше времяПодпишитесь на бесплатную Электронную газету Quality News и каждую неделю читайте все самые важные новости в области качества во всех его аспектах. Мы помогаем Вам экономить время! Расширяйте бизнесРасскажите о своем предприятии в журнале «Стандарты и качество». Привлекайте новых клиентов и деловых партнеров из разных регионов России и из-за рубежа. Расширяйте бизнес!
Разместите свою новость на сайтеРазместите свою новость на сайте одного из авторитетнейших издательств России www.ria-stk.ru, и ее увидят десятки тысяч наших посетителей. Сайт РИА «Стандарты и качество» это более 20 000 просматриваемых страниц ежедневно, более 150 000 посетителей ежемесячно. Новые деловые партнеры и клиенты ждут ВасОпубликуйте материал о своей организации в Электронной газете Quality News, и его прочтут тысячи заинтересованных подписчиков из разных уголков России, ближнего и дальнего зарубежья. Новые деловые партнеры и клиенты ждут Вас!