Как обуздать стихию: автоматизация коллективной работы над документом

В 2025 г. Система управления нормативными и техническими документами «Техэксперт» получает важное обновление. Ее подсистема «Обсуждение нормативных документов» завершает цикл апробации и выходит в коммерческое распространение. Разработчики цифровой платформы «Техэксперт» рассказывают о предпосылках возникновения новой подсистемы и объясняют, почему важно переводить в цифровой формат коллективную разработку документа и как это сделать грамотно.

Предыстория вопроса

Современный уровень цифровизации экономики ставит перед бизнесом сложную задачу оптимизировать и автоматизировать процессы таким образом, чтобы увеличить скорость работы и точность принятия решений. Не везде этот процесс идет гладко. Особенно остро сложности ощущаются в тех ресурсоемких направлениях, где человеческое участие является необходимой составляющей.

Традиционно одной из таких областей выступает работа с нормативной документацией: несмотря на то что большинство документов перешло из бумаги в «цифру», все основные действия с ними продолжают выполнять люди. Чтение, интерпретация, анализ документа, выделение информации из него и актуализация содержащихся в документе сведений — все это ложится на плечи специалиста. По мере увеличения объема информации «человекоемкие» операции грозят не просто затормозить смежные бизнес-процессы, но и привести к увеличению числа критических ошибок и потере управленческого контроля.

Более 10 лет назад ответом на сложные вызовы цифровизации стала Система управления нормативными техническими документами (СУ НТД) «Техэксперт». Это решение позволяет сформировать единый фонд документации предприя­тия, интегрированный с прикладным программным обеспечением, а также автоматизировать основные процессы управления нормативными документами компании. На 2025 г. система установлена на более чем 1000 российских предприятий, среди которых как совсем небольшие организации, так и промышленные гиганты.

Важная особенность СУ НТД заключается в ее подходе к документу. Разработчики цифровой платформы «Техэксперт» убеждены: нормативный документ — это продукт и, как у любого продукта, у него есть свой жизненный цикл — от выявления потребности до вывода из эксплуатации ввиду устаревания (рис. 1). Когда организация задается целью создать свой цифровой фонд внутренних документов, ей необходимы средства, которые позволят оптимизировать каждый шаг разработки. Именно таким инструментом выступает СУ НТД «Техэксперт».

Рис. 1. Пример выявления этапов жизненного цикла нормативного документа на предприятии

Особый подход к документу предопределил структуру системы. СУ НТД — это модульное программное решение, каждая подсистема которого помогает оптимизировать отдельный этап жизненного цикла нормативного документа.

Ядром СУ НТД «Техэксперт», безусловно, можно назвать Единый фонд документации предприятия (рис. 2). В него входят как внешние документы (ГОСТы, техрегламенты, нормативно-правовые документы), так и собственные внутренние документы предприятия (стандарты организации, технические условия, методики, локальные нормативные, приобретенные документы). За внесение внутренних документов в Единый фонд отвечают две подсистемы: «Техэксперт: Под­система ведения фондов» и «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов», за информационную безопасность — «Мониторинг системы», за адресное обеспечение сотрудников необходимой документацией — «Цифровые кабинеты» и т.д.

Рис. 2. В состав Единого фонда входят не только оцифрованные версии нормативных документов,
но и ряд полезных сервисов, упрощающих работу с ними

Для каждого предприятия набор необходимых ему подсистем СУ НТД будет индивидуальным. Какие бизнес-процессы в первую очередь нуждаются в цифровизации — покажут полноценный аудит, формирование образа «идеальной» системы, сопоставление его с реальными возможностями и выработка оптимального решения. Цели, которые при этом преследует разработчик, — предоставить клиенту выбор подсистем, решающих максимально широкий спектр задач, обес­печить совместимость отдельных модулей друг с другом и заложить основы для интеграции системы с другим программным обеспечением пользователя.

Все годы своего существования СУ НТД как комплексное решение бурно развивалась и обрастала новыми подсистемами — каждая из них явилась ответом на запросы пользователей. Подсистемы добавлялись не на основе абстрактных «потребностей рынка», а как результат живого диалога с действующими пользователями системы. На пересечении потребностей, выявленных у разных клиентов, на сравнении прямо и непрямо сформулированных запросов, исходя из большого опыта создания и внедрения специализированного программного обеспечения на предприятиях, разработчики цифровой платформы «Техэксперт» формировали прообразы будущих универсальных решений.

Тот же путь прошла и новая подсистема СУ НТД «Техэксперт: Обсуждение нормативных документов». Ее появлению предшествовал долгий подготовительный период, целый ряд индивидуальных проектов для крупных предприятий нефтегазовой отрасли, длительный этап апробации — все это позволило получить по-настоящему зрелый универсальный инструмент, отвечающий запросам специалистов — разработчиков нормативных и технических документов.

Коллективное обсуждение: подводные камни и поиск решения

Редко важные для организации документы, влияющие на работу предприятия, разрабатываются специалистом в одиночку. За­частую этот процесс предполагает коллективное обсуждение.

Например, для создания внутреннего стандарта на предприятии обычно формируется отдельная экспертная группа. Сотрудник, отвечающий за разработку проекта, должен отправить документ каждому члену группы, собрать, обработать и проанализировать отзывы, зафиксировать решение по каждому из них и предоставить участникам группы обратную связь. Обсуждение документа может предполагать несколько циклов — по каждому из них принимается отдельное решение. Все сведения о ходе обсуждения необходимо фиксировать, обрабатывать и хранить.

Чем больше участников, тем сложнее поддерживать процесс согласования на должном уровне, фиксируя всю необходимую информацию и учитывая мнения каждого. Разработчик может «потерять» отзыв, участники — работать с неактуальной версией проекта, и каждый из них — нарушать регламенты и сроки обсуждения. Кроме того, даже в случае добросовестной и слаженной работы всей экспертной группы сбор и анализ всех отзывов по проекту «в ручном режиме» отни­мает много времени. А там, где много операций по ручному переносу данных, высоки риски допустить ошибку.

Особой трудностью коллективного обсуждения документа является обеспечение единого информационного поля для всех участников. Когда каждый работает со своей бумажной копией проекта или с отдельным файлом, полученным по электронной почте, ни у кого из экспертов нет гарантии, что его версия совпадает с той, что и у других членов группы. Кроме того, участники не видят комментарии друг друга и не могут отследить решения по каждому из них. Такая разобщенность неизбежно провоцирует ошибки и приводит к дублированию комментариев — а это отнимает лишнее время как у тех, кто оставляет отзывы, так и у тех, кто их обрабатывает.

Для того чтобы сделать совместную работу и взаимодействие сотрудников эффективными, сократить трудозатраты, снизить риски при работе с документацией, необходимы инструменты автоматизации. Подсистема «Обсуждение нормативных документов» призвана обеспечить ими специалистов, занимающихся разработкой документации, — стандартизаторов, сотрудников, ответственных за систему менеджмента качества, руководителей инженерно-технических служб и т.д. Она позволяет организовать единое информационное пространство, автоматизировать процесс обсуждения документов и их проектов, решить задачи по упорядоченному хранению и поиску результатов, а также по их аналитике.

В подсистеме можно работать с документами, размещенными в Едином фонде СУ НТД, или подгружать внешние PDF-файлы. Но наибольшую результативность она показывает при действиях с документами, созданными в другой подсистеме СУ НТД — «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов». Чем именно сильна эта связка, разберем ниже.

Функционал новой подсистемы

Подсистема «Обсуждение нормативных документов» позволяет реализовать разные сценарии экспертного обсуждения. Например, в ней можно организовать закрытое обсуждение проекта документа одной или несколькими независимыми группами, собрать отзывы по уже действующему документу перед его актуализацией, наладить регулярный сбор замечаний от неограниченного круга лиц — это позволит выявить проблемные места в документарном сопровождении бизнес-процессов предприятия и грамотно приоритизировать план актуализации внутреннего фонда. Если проект стандарта разработала сторонняя организация и по нему необходимо предоставить обратную связь, например дать отзыв, подсистема обсуждений позволит автоматизировано сформировать сводный отчет по замечаниям экспертов в нужном формате.

Если же документ разрабатывается внутри предприятия с использованием подсистемы «Конструктор нормативных документов», возможности автоматизации дополнительно расширяются. Конструктор не просто позволяет шаблонизировать подготовку документа, но и создает для него специальную разметку. Благодаря этой разметке в подсистеме «Обсуждение нормативных документов» у проекта будет автоматически формироваться оглавление, которое поможет участникам легко ориентироваться в многостраничном тексте. При этом все замечания к конкретным частям проекта «привяжутся» к элементам документа с учетом сформированного оглавления — ответственный за разработку сможет за пару кликов систематизировать все комментарии по каждому разделу.

Объединение двух подсистем помогает также существенно сократить время на доработку документа: все замечания из подсистемы обсуждений транслируются в «Конструктор нормативных документов». Редактируя документ, специалист может не только просматривать комментарии к каждому фрагменту, но также в автоматическом режиме заменять текст на формулировку, скорректированную в ходе обсуждения. Со­кращение ручного переноса данных помогает снизить количество опечаток и ускорить доработку документа.

В помощь специалисту в подсистеме представлены аналитические сервисы: поиск с настройкой фильтров, классификация различных обсуждений по темам, аналитические отчеты — их можно формировать как для отдельных документов, так и по всему массиву обсуждений. Данные в отчете также можно фильтровать, сортировать, выгружать в файл. При этом подсистема сохранит всю историю обсуждений — к любому из них, в т.ч. и завершенному, можно вернуться в будущем, оценить, обсуждались ли те или иные вопросы ранее, какие темы при этом остались неохваченными, по каким причинам было принято конкретное решение, какой спектр мнений был представлен по отдельному положению документа или по всему проекту в целом.

Особое внимание в подсистеме обсуждений уделили прозрачности работы с документами и контролю на каждом ее этапе. Подсистема позволяет настроить автоматическое оповещение участников экспертной группы по разным значимым событиям. Получен комментарий на отзыв, статус документа изменился, сформировано решение по обсуждению — подсистема уведомит об этом всех вовлеченных в процесс, позволяя спе­циалистам оперативно реагировать на важные события и оставаться в рамках общей повестки.

Подсистема «Обсуждение нормативных документов» достаточно гибкая в управлении и имеет целый ряд дополнительных настроек. В частности, в ней компания может создавать атрибуты и классификаторы «под себя». Если типовых настроек не хватает, то через дополнительные атрибуты можно более детально оценить, на каком этапе находится обсуждение каждого проекта, искать и классифицировать проекты по их статусу. Статусы можно присваивать не только обсуждениям, но и документам, и даже комментариям. Подобные настройки позволяют добиться, чтобы разработка документа стала контролируемой, а данные в подсистеме отображали реальные процессы компании.

Заключение

Кому пригодится подсистема «Обсуждение нормативных документов»? Конкретных ограничений по направлениям деятельности или размеру предприятия у ее потенциальных пользователей нет. Перед внедрением этого цифрового инструмента важнее оценить уровень цифровой зрелости компании. Если основная часть внутреннего фонда все еще хранится в бумажном виде, то говорить о коллективном обсуждении документов в цифровом пространстве преждевременно. Сначала необходимо решить более насущные задачи: с помощью других подсистем СУ НТД оцифровать документы, сформировать единый цифровой фонд, обеспечить сотрудников актуальными версиями документов и т.д.

Не обязательно решать проблему цифровизации поэтапно: у разработчиков платформы «Техэксперт» есть опыт, когда весь контур необходимых подсистем СУ НТД внедрялся в комплексе буквально «с нуля». При этом оцифровка фонда и внедрение инструментов по автоматизации жизненного цикла документа осуществлялись параллельно.

Тем не менее наибольшую выгоду от внедрения подсистемы обсуждений получат предприятия, которые работают с большим объемом внутренних документов, серьезно относятся к вопросам актуализации своей нормативной базы и при этом хотят сократить издержки на разработку. Вкупе с другими подсистемами СУ НТД она поможет наладить последовательное совершенствование документов, сделать так, чтобы документарное сопровождение процессов не велось «для галочки», а действительно помогало специалистам решать их задачи.

Грамотная работа с нормативными и техническими документами положительно влияет на все бизнес-процессы предприятия. Она позволяет сократить издержки и количество брака, ускорить разработку и вывод на рынок новой продукции, повысить качество взаимодействия как внутри компании, так по всей цепочке добавленной стоимости. Вы­строить такую работу даже с самой лучшей технологической базой непросто, но специалисты цифровой платформы «Тех­эксперт» готовы приложить максимум усилий, чтобы у каждого предприятия это получилось.

Узнать больше о возможностях подсистемы СУ НТД «Тех­эксперт: Обсуждение нормативных документов» можно по электронной почте spp@kodeks.ru, телефону 8-800-505-78-25 или на сайте suntd.ru.

01.05.2025

---

448

Поделиться: