От документа к требованию: технологии перехода

Интерес к цифровым реестрам требований неуклонно растет: все больше специалистов в различных отраслях промышленности понимают, что работа с информацией на уровне документа неэффективна и чревата ошибками. Эксперты Консорциума «Кодекс» анализируют, что надо предусмотреть, чтобы такие реестры стали полноценным инструментом в руках сотрудника, а также описывают, какие технологии при этом необходимо задействовать.

Поворот к требованиям

Желание обращаться к нормативным требованиям напрямую, а не через изучение документа, стало закономерным следствием цифровой трансформации. Занимаясь разработкой тиражных и заказных решений для работы с нормативными документами, специалисты Консорциума «Кодекс» регулярно сталкиваются с таким запросом, прямо или косвенно сформулированным предприятиями реального сектора экономики. Уже сейчас компании стремятся получить доступ к требованиям, не тратя время своих сотрудников на извлечение необходимых сведений из документа, а в дальнейшем ожидают, что требования можно будет автоматически передавать машине, минуя этап обработки информации человеком.

На глобальном уровне удовлетворить запрос на дискретную работу с требованиями можно только за счет сквозного повышения цифровой зрелости всего объема нормативной документации — пока это только перспектива будущего. Тем не менее подготовка фундамента для такого масштабного перехода идет полным ходом. Начиная с 2021 г. проектный технический комитет «Умные (SMART) стандарты» (ПТК 711) разрабатывает серию стандартов, которые должны создать условия для точечного выделения данных из документа в SMART-формате и бесшовного обмена этими данными между различными информационными системами.

Эксперты ПТК 711 оценивают требования как наиболее важный формат SMART-данных: именно выделение требований в SMART-стандартах должно в ближайшие годы стать основным стимулом для возникновения целого ряда «умных» сервисов, упрощающих различные этапы работы с нормативной информацией. Члены технического комитета рассчитывают, что в дальнейшем разработчики стандартов будут самостоятельно выделять требования еще на этапе подготовки проекта. Получая такой стандарт, предприятия смогут использовать данные в SMART-формате для обработки в прикладном программном обеспечении (ПО) или комплексных информационных системах.

Пока же переход на работу с требованиями осуществляется локально, за счет создания готовых библиотек или так называемых реестров, требования для которых выделяются из уже действующих документов независимыми командами ИТ-разработчиков. Консорциум «Кодекс» активно участвует в подготовке таких решений. На текущий момент на платформе «Техэксперт» создано более десяти реестров для разных отраслей промышленности. В частности, в области контрольно-надзорной деятельности представлены реестры по четырем направлениям: пожарный надзор, охрана труда, промышленная безопасность, а также гражданская оборона и чрезвычайные ситуации (ГО и ЧС). Для сферы строительства разработан реестр требований, в который вошли все актуальные нормы, необходимые при проектировании, в т.ч. требования из Реестра, размещенного на официальном ресурсе «Стройкомплекс.РФ». Для железнодорожной отрасли создан реестр безопасности железнодорожного подвижного состава. Подготовлен отдельный реестр, вобравший в себя требования к программам для ЭВМ и базам данных для включения в Реестр российского ПО. Самостоятельным направлением стали SMART-сервисы, использующие данные из отдельных документов: «Строительная климатология», сформированный с применением данных из СП 131.13330.2020, «Стальные конструкции», созданный на базе СП 16.13330.2017, а также реестр «Водоснабжение и водоотведение» на основе СП 273.1325800.2016.

Предпосылки возникновения потребности

Стремление более дискретно работать с данными из нормативного документа имеет вполне конкретные практические причины. При попытке цифровизировать основные бизнес-процессы предприятия сталкиваются с проблемой: поиск информации на уровне документа идет вразрез с логикой выполнения большинства прикладных задач сотрудника.

Обращаясь к нормативному документу, специалист зачастую ищет ответы на очень конкретные вопросы: какие нормы регулируют его рабочую задачу? В каком объеме и в какие сроки их необходимо выполнить? При этом приходится иметь дело с заведомо избыточным пластом информации, поскольку документ предлагает все возможные обстоятельства работы с объектом нормирования: описание каждого конкретного случая занимает лишь малую часть от общего объема текста. Ради одного-двух требований специалист вынужден вникать в содержание многостраничного документа. В то же время объектов, с которыми он взаимодействует в рамках своих рабочих задач, может быть не один десяток. А значит, число документов, которые необходимо изучить, дополнительно возрастает.

Для того чтобы структурировать сведения, полученные из документа, специалисту приходится вручную вычленять требования из текста, а затем распределять их, создавая отдельные перечни под каждый рабочий процесс. Таким образом, прототипы цифровых реестров сотрудники уже давно создают сами, перенося необходимые им сведения из документа в текстовые файлы или Exсel-таблицы. В отличие от готовых программных решений, такие «самодельные» реестры «съедают» часы рабочего времени на механические операции копирования и переноса данных.

Самое болезненное следствие такого подхода: как только требование выделено из документа в отдельный файл, отслеживать его актуальность становится проблематично — законодательство меняется постоянно, специалист далеко не всегда успевает вовремя заметить обновление и внести его в свой перечень. Разработчики цифровых реестров не просто стремятся освободить его от утомительной рутинной работы, но также помогают оставаться в поле актуальной нормативной информации и не упускать из вида важные изменения.

Тем не менее, чтобы подобные цифровые решения стали по-настоящему продуктивными, их разработчики должны решить целый комплекс разноплановых вопросов. Имея за плечами обширный опыт формирования реестров требований, специалисты цифровой платформы «Техэксперт» с полным правом могут заявить: подготовка цифровой среды для работы с требованиями — задача, превосходящая по сложности подготовку аналогичных решений для работы с документами. Необходимы не только высокая квалификация экспертов, которые отвечают за содержание реестров, но также специфические инструменты и методики, которые автоматизируют различные этапы подготовки требований.

Особенности выделения требований

Уже первые опыты по созданию цифровых реестров на платформе «Техэксперт» показали: выделение и актуализация требований только силами экспертов в «ручном режиме» бесперспективна. Для эффективной работы с большим объемом документации нужны инструменты машинной обработки текста, в т.ч. с использованием искусственного интеллекта (ИИ). Помимо самих программных решений разработчики также подготовили методики автоматического выделения требований. При обучении ИИ понадобилось описать отдельные методики для разных типов документов: у нормативно-правовых документов, ГОСТов, СНИПов, технических регламентов своя специфика определения требований и, как следствие, свой особый набор правил.

Процесс машинной обработки текста полностью не исключил человеческое участие при выделении требований: какими бы совершенными ни были алгоритмы ИИ, результаты программной обработки сохраняют риск ошибок и требуют валидации человеком. Тем не менее автоматизация выделения требований существенно ускорила подготовку реестров и позволила оптимизировать работу экспертов, сосредоточив их внимание не на рутинных задачах, а на тех случаях, где машина не могла найти решение самостоятельно.

С точки зрения законодательства требование — это составная часть документа. Именно в документе оно обретает свою нормативную силу, свои основные свойства и характеристики. Для корректной работы с выделенным требованием важно сохранить эту связь с документом и воспроизвести особенности вхождения требования в более глобальный нормативный контекст. Решить эту задачу можно, если снабдить требование набором дополнительных атрибутов, которые помогут сохранить связь с документом-источником, определить срок актуальности и правовой статус требования, зафиксировать историю его изменений. Такой базовый набор свойств и связей позволит на следующих этапах подготовки реестров поддерживать требование в актуальном состоянии и использовать его в работе специализированных сервисов без потери информативности.

Применение дополнительных атрибутов также открывает перед разработчиками возможности дополнить реестр полезной аналитикой. В частности, в реестрах нормативных требований «Техэксперт» за счет установления связей требований со значениями профильных классификаторов появляется характеристика области применения требования. Таким образом, специалист может формировать перечни требований по отдельным объектам и процессам, ориентируясь на коды классификаторов.

К примеру, в реестрах «Техэксперт» в сфере производственной безопасности все требования размечены кодами четырех общих для этой сферы справочников: «Контрольный (надзорный) орган», «Сфера регулирования», «Вид контроля (надзора)», «Категории лиц, обязанных соблюдать обязательные требования». Кроме того, для каждого реестра добавлен целевой классификатор по направлению: «Виды объектов защиты (Пожарная безопасность)», «Виды деятельности (Охрана труда)», «Виды ОПО¹ (Промышленная безопасность)», «Виды критически важных объектов (ГО и ЧС)». Сортировка по этим классификаторам позволит ответственным за безопасность лицам быстро найти ответы на главные вопросы: какие требования из общего пула относятся именно к нашей организации? Какие обязанности возложены лично на меня?

Ставя перед собой задачу дополнить требования новыми данными, разработчики цифровой платформы «Техэксперт» отдавали себе отчет: атрибутирование требований — объемная и трудоемкая работа, невозможная без серьезной предварительной аналитики и высокой экспертности тех, кто будет размечать требования. Подспорьем в насыщении требований дополнительными сведениями для профильных специалистов стали автоматизированные системы на основе ИИ, который также взял на себя проверку актуальности требований, оповещая человека, если требование поменялось.

Выстраивание информационной среды

Подготовка базы данных для реестров — ключевая, но не финальная часть работы. Несмотря на то что качественно выделенное и атрибутированное требование является основой реестра, только в определенной информационной среде, выступая основой для сервисов, требование становится действительно полезным.

Для полноценной работы с нормативными требованиями специалисту в первую очередь нужны удобный поиск, возможности фильтровать требования и гибко структурировать их перечни под разные задачи, инструменты, позволяющие переходить от требования к документу-источнику и обратно или перемещаться между ревизиями одного и того же требования. К примеру, реестры требований цифровой платформы «Техэксперт» снабжены интеллектуальным поиском — благодаря встроенным элементам ИИ программа не только ищет буквальное совпадение терминов, но и подбирает ответы, ориентируясь на синонимы слов, использованных в запросе, а также на общий контекст поискового запроса из нескольких слов.

Анализируя требование, пользователь может перейти в документ-источник, откуда выделено требование, и изучить его. Все нужные требования можно перенести в отдельную подборку, создав папку под каждую задачу. При этом можно быть уверенным, что все требования из подборки будут актуальными — система оповестит специалиста, если требование устареет или поменяется. Далее сотрудник может работать уже непосредственно с этими подборками: уточнять необходимые сведения, отслеживать актуальность требований, формировать на их основе организационно-распорядительные документы, создавать должностные инструкции и т.д. Подборками можно делиться с коллегами, работать с ними в группе или создавать личные только для себя, использовать данные в системе или выгружать их в удобном формате.

Эксперты Консорциума «Кодекс» видят большой потенциал у реестров требований как технологии: в планах разработчиков совершенствовать уже существующие реестры требований цифровой платформы «Техэксперт», а также дополнять линейку новыми решениями. Значит ли это, что на таком фоне интерес к другим цифровым разработкам для работы с документами будет снижаться? Однозначно нет: разные форматы не исключают, но дополняют друг друга, открывая специалистам новые возможности. В частности, изучать правоприменительную практику нормативных документов по-прежнему удобнее в профессиональных справочных системах «Техэксперт» и «Кодекс». В них помимо базы документов, дополненной удобными сервисами, также доступны аналитические материалы: гайды и инструкции, статьи, комментарии и консультации экспертов и т.д.

В то же время, когда специалист переходит от ознакомления с законодательством к решению прикладных задач, у него возникает потребность в реестрах требований. Даже при доскональном знании всей нормативной базы в своей области человеку сложно структурировать информацию без потери детализации — реестры требований берут на себя эту задачу, позволяя специалисту не переживать об актуальности или полноте полученных сведений и сосредоточиться на том, как корректно использовать нормативные положения на практике.

Заключение

Реестры требований — это в первую очередь прикладной инструмент, который призван оптимизировать ежедневные рутинные задачи специалиста. От проектирования до проведения проверок — подавляющее большинство бизнес-процессов так или иначе опирается на внушительный свод нормативных правил и в условиях меняющегося законодательства нуждается в дополнительной информационной поддержке. Реестры требований позволяют существенно повысить эффективность многих ключевых бизнес-процессов: не просто увеличить скорость работы специалиста, но также снизить риски ошибок и улучшить качество принимаемых бизнес-решений.

Узнать больше о реестрах нормативных требований и других возможностях цифровой платформы «Тех-эксперт» можно по электронной почте spp@kodeks.ru или телефону 8-800-505-78-25.

01.06.2025

---

448

Поделиться: